Gestion des Droits sur le Temps
TeemWork donne à ses usagers la possibilité d'entrer le temps qu'ils ont travaillé chaque jour. Il permet aussi de tenir compte des Vacances, du Surtemps, du temps de Formation et du temps de Maladie.
La Gestion du Temps repose sur les Activités. Une Activité est une tâche effectuée par un employé, comme 'Travailler sur le projet d'Alcan', 'Faire les états de compte' ou 'Nettoyer le plancher'.
Puisqu'il peut y avoir plusieurs dizaines ou centaines d'activités différentes dans une équipe, elles sont regroupées sous différents 'Types d'Activités', tels que 'Administration', 'Comptabilité' ou 'Entretien'.
Cette page explique comment utiliser l'onglet 'Gestion du Temps' pour gérer les droits des usagers en lien avec le temps. Pour en savoir plus sur la Gestion du Temps en général, voir l'Introduction à la Gestion du Temps.
Pour accéder à l'onglet 'Gestion du Temps', cliquez sur le menu 'Gestion des Usagers'.
Sélectionnez l'usager dont vous voulez gérer les droits, puis cliquez sur l'onglet 'Gestion du Temps'.
Dans cet exemple, nous avons choisi de gérer les droits de Jean Frenette. Examinons sa situation.
Dans la colonne de gauche se trouve la liste de tous les Types d'Activités de votre équipe. Les Activités et les Types d'Activités sont créés dans la fenêtre Gestion des Activités, et c'est là que les usagers ayant le droit de 'Gérer les Activités' peuvent déterminer spécifiquement les Activités de l'usager. Toutefois. c'est l'Administrateur qui détermine les Types d'Activités parmi lesquels ils pourront choisir.
Dans cette équipe, en plus des activités normales de 'Réservation', 'Administration' et 'Représentation', l'Administrateur a créé trois Types d'Activités spécifiques aux succursales de la compagnie: 'Anjou', 'Laval' et 'Rockland'. Puisque Jean est un employé qui travaille uniquement à Rockland et qui ne fait pas de représentation, l'Administrateur a coché les cases appropriées.
Même si un Type d'Activité donné est permis pour Jean, les usagers autorisés à Gérer les Activités (voir Profil de l'Usager), doivent quand même déterminer les activités spécifiques auxquelles Jean participe. Par exemple, en 'Réservation', il peut être autorisé à s'occuper de la 'Salle', mais pas de la 'Mini-van'.
Approuver les Feuilles de Temps
Voyons maintenant la partie droite de l'onglet. C'est là que l'Administrateur détermine qui peut voir et approuver les Feuilles de Temps de l'usager sélectionné (Jean dans cet exemple).
Les usagers de cette liste sont tous ceux dont la case 'Il peut voir les Cédules et Feuilles de Temps' est cochée dans le Profil de l'Usager.
Il y a quatre niveau d'accès par rapport aux Feuilles de Temps de l'usager (Jean dans l'exemple)
<aucun>: L'usager sélectionné ne peut pas voir les feuilles de temps de Jean
Voir: L'usager peut uniquement voir les feuilles de temps de Jean. Ce niveau d'accès est nécessaire pour que l'usager puisse modifier la Cédule de Jean, dans l'Agenda.
Approuver: L'usager peut voir et Approuver les feuilles de temps de Jean après qu'il les ait signées. Il peut aussi entrer du temps à sa place si Jean n'utilise pas un ordinateur dans son travail de tous les jours.
Autoriser: L'usager peut voir et Autoriser les feuilles de temps de Jean une fois qu'elles ont été Approuvées
Pour changer le niveau d'accès d'un usager, cliquez sur son nom dans la liste. Par exemple, ici, Katherine Harris peut Approuver les Feuilles de Temps de Jean. En cliquant sur son nom une fois, le niveau d'accès passera de 'Approuver' à 'Autoriser'. En cliquant encore, le niveau d'accès sera <aucun>.
Certaines Activités peuvent encourir des frais remboursables. Par exemple, une compagnie pourrait rembourser l'essence consommée par ses représentants.
TeemWork vous donne trois options de remboursement de ces frais:
Générer un chèque lorsqu'on Approuve sa Feuille de Temps
Générer un chèque lorsqu'on Autorise sa Feuille de Temps
Rembourser autrement (c'est-à-dire que TeemWork ne s'occupe plus des frais)
Pour que TeemWork permettent aux usagers d'entrer des frais sur leur Feuille de Temps, un poste GL doit être entré dans la Gestion des Activités.
Relevés
Les Relevés sont très importants pour certaines compagnies, car ils permettent de gérer efficacement le temps de Vacances, de Maladie, de Formation et le Surtemps. Cliquez ici pour plus d'information sur les Relevés.
Retour à la page 'FAQ'.