Les Relevés
Dans de nombreuses entreprises, tenir la comptabilité des journées de congé de chaque employé peut être très difficile. Parfois, un employé peut passer jusqu'au quart de son temps à prendre note des congés de chacun.
TeemWork permet aux entreprises d'éviter de perdre le temps de leurs employés en gérant efficacement les journées de congé, de maladie, de formation, et le surtemps.
TeemWork présente le résumé de ces quatre activités sur des Relevés. Les Administrateurs peuvent accéder au Relevé d'un usager à partir de l'onglet 'Gestion du Temps' dans la fenêtre 'Gestion des Usagers'.
Un usager peut aussi consulter son propre Relevé à partir de sa Feuille de Temps, en cliquant sur le bouton 'V':
Les Vacances, les Congés-Maladie et la Formation
Les Vacances, les Congés-Maladie et le temps de Formation sont tous traités de la même manière. Voyons comment utiliser le relevé de Vacances.
Voici un exemple:
Les Relevés fonctionnent un peu à la manière d'un carnet de caisse populaire: il y a des 'dépôts' et des 'retraits' de temps de vacance. La colonne 'Temps Alloué' affiche le temps de vacance que le responsable de l'usager lui a donné (les 'dépôts'), et la colonne 'Heures' affiche le nombre d'heures de vacances que l'usager a utilisées (les 'retraits').
Dans cet exemple, Katherine Harris est responsable de l'usager Larry Potter. Au début de l'année 2001, Katherine a alloué à Larry 80 heures de vacances, comme on le voit sur la première rangée.
Pendant l'année, Larry a pris trois périodes de vacances (les trois dernières rangées). En fait, au total, il a pris 87h30 de vacances. C'est plus que ce qui lui avait été alloué. Par conséquent, en bas du tableau, il est écrit que Larry a pris un 'Excédent de 07h30'.
Le responsable de l'usager peut 'déposer' du temps de vacance en bas de la fenêtre:
(Seuls les usagers autorisés à Approuver ou Autoriser les Feuilles de Temps de l'usager y ont accès. Voir la Gestion des Droits sur le Temps)
Pour allouer du temps de vacance, le responsable entre la date à partir de laquelle l'usager aura droit de prendre ses vacances, ainsi que le nombre d'heures auxquelles il aura droit. Il clique ensuite sur 'Approuver ce temps alloué'.
Avec TeemWork, être en congé, malade ou en formation sont des Activités au même titre que faire de la comptabilité. Elles font partie du Type d'Activité 'Administration'. Lorsqu'un employé est en congé, il entre simplement l'activité 'Vacance' sur sa feuille de temps. Le temps sera automatiquement noté sur le relevé.
Voir la Gestion des Activités pour plus d'information sur les Activités.
Le temps de Maladie et le temps de Formation sont gérés de la même manière. Cliquez sur les boutons radios en haut de la fenêtre pour voir les relevés correspondants.
Le Surtemps est traité un peu différemment. Lorsqu'un employé entre son temps travaillé sur une Feuille de Temps, il peut cocher la case 'SurTemps' pour indiquer à TeemWork qu'il a fait du SurTemps. Il aura alors le choix entre 'Temps simple', 'Temps et demie' et 'Temps double' (Taux: 1, 1½ ou 2).
Dès qu'il signera sa Feuille de Temps de la semaine, le SurTemps sera indiqué dans son relevé:
Dans cet exemple, on voit que Mabel Jones a fait 8h30 de surtemps pendant la semaine du 2001-02-04.
Notez que le SurTemps affiché dans le relevé dépend du taux que l'usager a choisi. Par exemple, il se peut que Mabel Jones n'ait fait que 4h15 de SurTemps en réalité, mais puisqu'il travaillait à un taux de 2 (Temps double), le Relevé affiche 8h30.
Normalement, le SurTemps est payé à chaque semaine, en même temps que le temps normal. Il est affiché sur les feuilles de temps, et comptabilisé dans le total des heures travaillées. Le Relevé peut alors servir d'historique de tout le SurTemps fait par cet employé.
Toutefois, dans certaines compagnies, les employés doivent 'reprendre' le SurTemps en journées de congé. C'est la fonction que remplit l'Activité 'SurTemps Repris' du Type d'Activité 'Administration'. Lorsqu'un employé veut reprendre son SurTemps en heures de congé, il entre cette Activité sur sa Feuille de Temps, et le SurTemps Repris est automatiquement noté sur le relevé.
Dans l'exemple, pendant la semaine du 2001-02-18, Mabel Jones a noté sur sa feuille de temps 4h de SurTemps Repris. Ce temps a été soustrait du SurTemps qu'il avait accumulé, et il ne lui reste plus que 4h30 à reprendre (visible en bas du relevé, à côté de 'Solde').
Les usagers autorisés à Approuver ou à Autoriser les Feuilles de Temps de l'usager ont accès à une fonctionnalité supplémentaire, en bas de la fenêtre:
Ces champs peuvent être utilisés pour ajuster le surtemps repris sur le relevé. La 'date en vigueur' est simplement la date que TeemWork affichera dans la colonne 'Semaine du'. Le champ 'heures' correspond au nombre d'heures de SurTemps Repris à ajouter ou à soustraire sur le relevé.
Payer le SurTemps à reprendre
Supposons qu'un employé ait accumulé 80 heures de SurTemps à reprendre. En général, vous encouragez vos employés à reprendre leur SurTemps, mais dans ce cas, vous avez besoin de cet employé. Vous lui proposez donc de payer le SurTemps qu'il a accumulé.
Pour que le relevé en tienne compte, vous devez maintenant enlever les 80 heures de SurTemps accumulées. Pour ce faire, entrez la date d'aujourd'hui dans le champ 'date en vigueur', et entrez le nombre 80 dans le champ 'heures', pour indiquer que vous désirez ajouter 80 heures de SurTemps repris. Cliquez sur le bouton 'Approuver ce temps repris'. Il ne vous reste plus qu'à payer votre employé.
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