Introduction aux chèques

Dans TeemWork, un chèque doit toujours être associé à un Contact particulier, c'est-à-dire que la personne ou organisation à qui le chèque est adressé doit faire partie de la Liste des Contacts de l'équipe.

Un chèque doit aussi être associé à un compte de banque (un Poste GL d'Actif ayant le code 'Banque'), pour que TeemWork puisse automatiquement déduire les montants appropriés.

Un chèque normal passe par trois stades distincts: 'À émettre', 'En circulation' et 'Encaissé'. Lorsque vous ouvrez la Liste des Chèques, vous pouvez choisir le type de chèques à afficher, et effectuer certaines opérations.

Voici les quatre statuts possibles pour un chèque:

À émettre

Lorsqu'un chèque est créé par un usager, son statut est 'À Émettre'. À ce stade, il n'a pas encore été imprimé, mais TeemWork fait quand même des modifications à certains Postes GL (il débite le PosteGL de Dépense correspondant et crédite un Poste GL 'Comptes à payer' --- cliquez ici pour plus de détails).

Lorsqu'un chèque est 'À Émettre', on peut le modifier comme on veut. On peut choisir le compte de banque qui lui est associé, ventiler le montant pour payer plus d'une dépense à la fois, ou l'effacer si la dépense n'est plus pertinente.

Pour savoir comment créer un chèque, consultez la page 'Écrire un chèque'

En Circulation

Un chèque 'En Circulation' est un chèque qui a été imprimé par TeemWork (voir la Liste des Chèques) ou qui a été émis manuellement. 

À partir de la Liste des Chèques, les chèques en circulation peuvent être annulés ou encaissés.

Encaissé

Il n'y a aucun impact comptable lorsqu'un chèque est encaissé, mais il est évidemment souhaitable de le noter. Un chèque encaissé peut être remis en circulation ou annulé.

Annulé

Un chèque qui n'est pas encaissé peut être annulé. TeemWork renverse alors les impacts comptables qu'il a eu lorsque son statut était 'À émettre' et 'En Circulation'.

Le 'centre de travail' des chèques est la Liste des Chèques, qu'on peut ouvrir à partir du menu 'Comptabilité'. À partir de cet endroit, on peut entrer de nouveaux chèques, les modifier, les imprimer, les encaisser ou les annuler.

Il y a deux niveaux d'accès aux Chèques: un usager peut avoir le droit de voir, modifier et créer les chèques, ou uniquement de les voir. Ces droits sont gérés par les Administrateurs dans le menu 'Gestion des Usagers', comme décrit ici.

Les usagers qui ne peuvent pas modifier ou créer de nouveaux chèques n'ont pas accès à la Liste des Chèques, mais il peuvent voir tous les chèques associés à un Contact à partir de sa Fiche.

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