Écrire un chèque

Comme mentionné dans l'introduction, TeemWork vous permet d'écrire des chèques à l'intention de n'importe quel Contact de votre équipe. 

Lorsque vous voulez entrer un nouveau chèque, vous avez besoin de certaines informations:

• Le nom du Contact à qui le chèque est adressé

• Le nom du compte de banque à utiliser

• Le nom ou le numéro du Poste GL associé à la dépense qu'on paie

• Le montant du chèque

Tant que le chèque n'a pas été imprimé (son statut est encore 'À émettre'), ces informations peuvent être modifiées sur le chèque, à l'exception du nom du Contact.

Il y a deux manières de créer un chèque. On peut le faire à partir de la Fiche du Contact à qui le chèque est adressé (cliquez ici pour plus de détails), ou à partir de la Liste des Chèques. C'est cette dernière approche que nous allons employer dans cette page. 

Si vous savez déjà comment choisir le Contact à qui le chèque est adressé, cliquez ici.

Pour ouvrir la Liste des Chèques, cliquez sur le menu 'Comptabilité', puis sur l'item 'Comptes Fournisseurs - CHÈQUES':

Si vous n'avez pas accès à ce menu, contactez votre Administrateur pour qu'il vous autorise à écrire des chèques. 

Dans la Liste des Chèques, cliquez sur le bouton 'Entrer un nouveau chèque', en haut à gauche de la fenêtre:

La première étape à effectuer lorsqu'on crée un chèque est de choisir le Contact à qui le chèque est adressé. Si on a utilisé la Fiche du Contact pour créer le chèque, cette étape est déjà faite. Sinon, on utilise la portion en haut à gauche du chèque pour choisir:

Il y a trois manières de sélectionner le Contact à qui on envoie le chèque:

• Si on connaît le numéro du Contact (par exemple, CLI03), on peut l'entrer dans le champ 'portion du no', puis cliquer sur le bouton 'Chercher'

• Si on connaît une partie du nom du Contact (par exemple, 'Séguin'), on peut l'entrer dans le champ 'portion du nom', puis cliquer sur le bouton 'Chercher'. Si plus d'un Contacts correspondent à la partie du nom entrée, TeemWork les affichera dans la liste et il faudra choisir le bon.

• Sélectionner le type du Contact dans le menu déroulant en dessous de l'icône des jumelles, puis cliquer sur le bouton 'Chercher'. Cela va afficher tous les Contacts correspondant au type, et on pourra alors choisir le bon dans la liste (comme dans l'exemple ci-haut)

Une fois que le Contact a été sélectionné, il faut entrer le montant du chèque et sa date, et choisir le Compte de Banque à réduire en haut de la fenêtre.

S'il n'y a pas de menu déroulant 'Compte de Banque à réduire', votre équipe n'a qu'un seul Compte de Banque, alors il n'y a pas de choix à faire.

Finalement, il faut remplir le 'talon' du chèque, qui correspond au bas de la fenêtre. Le talon détaille les dépenses du chèque. Il doit contenir au moins un item, et la somme de tous les montants doit évidemment correspondre au montant total du chèque (150$ dans l'exemple).

On ajoute un item au talon en utilisant les champs du bas de la fenêtre. Tout d'abord, on entre la date à laquelle cette transaction a été faite, puis on choisis le Poste GL correspondant. Lorsqu'on clique sur le champ 'GL', la liste des Postes GL 'Compte de Banque' et des Postes GL 'Dépense' apparaît:

Chaque ligne du talon du chèque sera comptabilisée comme expliqué ici.

Si on choisit un Poste d'Actif, le champ 'Numéro d'Actif' deviendra disponible et vous pourrez y entrer le numéro de l'actif que vous payez.

Les autres champs sont simples à expliquer: pour entrer le montant, on peut utiliser le champ 'Montant', ou entrer une Quantité et un prix unitaire pour que TeemWork le calcule automatiquement.

On peut demander à TeemWork de calculer automatiquement les taxes pour le montant en cochant les cases appropriées.

Vous n'avez pas besoin de remplir les champs 'Référence', 'Description' et 'Commentaires', mais ils sont généralement utiles.

Vous pouvez cliquer sur le bouton 'Rétablir' pour vider tous les champs.

Lorsque vous avez entré toutes les informations pertinentes, cliquez sur le bouton 'Ajouter'. Ensuite, recommencez ces mêmes étapes pour entrer chaque ligne du talon. 

On peut cliquer sur une ligne existante pour la modifier ou pour l'effacer.

Une fois que la somme des montants (affichée dans la case 'Grand Total', à droite) est la même que le 'montant du chèque', on peut l'enregistrer en cliquant sur le bouton 'Mémoriser': 

Le statut du chèque est alors 'À émettre'. On peut encore le consulter ou le modifier à partir de la Liste des Chèques, avant de le faire imprimer. 

Retour à la Table des Matières