Comment TeemWork comptabilise les Chèques.

Dans cette page, nous allons voir les entrées aux Postes GL que TeemWork fait automatiquement lorsqu'un chèque est créé. 

Vous n'avez pas besoin de ces informations pour entrer des chèques, mais cette page est utile si vous désirez en savoir plus sur la comptabilité dans TeemWork. 

Nous allons utiliser un exemple pour expliquer comment TeemWork détermine les Postes GL correspondant à un chèque. 

Dans cet exemple, Hydro-Québec vous a envoyé une facture de 85$ pour l'électricité que vous avez utilisée dans le dernier mois. 

Lorsque vous entrez un chèque, cela entraîne toujours deux transactions:

1. à un moment donné, vous avez eu une dépense de 85$

2. à un autre moment, vous payez cette dépense de 85$

Pour vous, il n'y a qu'un chèque, mais pour TeemWork, il y a toujours ces deux transactions.

De plus, n'importe quelle transaction affecte deux Postes GL différents. Le montant qui est 'débité' à l'un des comptes doit nécessairement être 'crédité' à l'autre, pour que la somme du Crédit demeure égale à la somme du Débit.

Par conséquent, un chèque entraîne quatre modifications à différents Postes GL, qui sont toutes faites automatiquement.

Première Transaction: la Dépense

Cette transaction se produit lorsqu'un chèque est entré dans TeemWork, et que son statut est 'à émettre'.

Dans notre exemple, la dépense est 'Électricité', et la personne à qui on doit de l'argent est 'Hydro-Québec'.

On représente généralement un Poste GL en utilisant un 'T', comme montré ci-dessous. Voici les deux Postes GL affectés par la transaction.

Le premier Poste GL, 'Électricité', est un poste de Dépense. Il est débité de 85$.

Le deuxième Poste GL, 'Comptes à Payer', est un poste de Passif. Il représente la dette que vous avez envers Hydro-Québec (souvenez-vous que, lors de la première transaction, le compte n'est pas encore payé). Ce Poste GL est crédité de 85$. 

Le 'Débit' et le 'Crédit' associés à cette transaction sont égaux, comme il se doit. 

Avec TeemWork, lorsqu'un chèque est créé, son statut est 'À émettre'. C'est à ce moment que les deux entrées précédentes sont faites par TeemWork. Le paiement n'a évidemment pas encore été effectué.

Une fois que le chèque a été émis, son état devient 'En Circulation', ce qui indique qu'il a été imprimé, mais non encaissé. Plus tard, le chèque deviendra 'Encaissé'.

En ce qui concerne TeemWork, dès que le chèque a été émis, le paiement est fait. C'est à ce moment qu'intervient la deuxième transaction.

Deuxième transaction: le Paiement

Après avoir créé un chèque 'À émettre' pour comptabiliser une dépense, il faut, éventuellement, émettre le chèque en question. Ceci constitue un 'paiement'.

Le chèque peut être émis immédiatement après sa création, ou plusieurs semaines (ou mois) plus tard. Il peut même ne jamais être émis dans certains cas.

Lorsqu'un paiement est fait, TeemWork déduit le montant du paiement de l'un de vos Postes GL 'comptes de banque', et il enregistre aussi dans le Poste GL 'Comptes à Payer' que vous avez effectué le paiement.

Voici les deux entrées correspondantes:

1st GL account entry	2nd GL account entry

Encore une fois, le Débit est égal au crédit.

Résumé

Lorsqu'une dépense de 85$ est enregistrée dans TeemWork en créant un chèque 'À émettre', les deux entrées suivantes sont faites:

Lorsque le chèque est émis, le Poste GL 'Comptes à payer' est débité et l'Actif est crédité. Bref, le résultat net pour les Comptes à payer est de 0, car le crédit de 85$ est annulé par le débit de 85$ lors de l'émission du chèque. 

Le résultat final, lorsque le paiement a été fait est:

Comment TeemWork choisit le Poste GL 'Compte à Payer'?

Dans la fenêtre 'Gestion des Postes GL', les Postes GL 'Compte à Payer' sont de type 'Passif', et ont un code 'CAP'.

Voici une image qui illustre un Poste GL 'Compte à Payer':

Tous les Postes GL de type 'Actif' et 'Dépenses' sont associés avec un Poste GL 'CAP'.  Dans l'image qui précède, le Poste GL 1600 est associé au Poste GL 2100, car c'est le numéro qui est écrit dans la colonne 'Poste CAP'.

Lorsqu'on enregistre une dépense (on crée un chèque 'À Émettre'), le Poste GL spécifié sur le chèque est augmenté. En même temps, le Poste CAP qui y est associé est aussi augmenté.

Lorsque la dépense est payée (le chèque est émis), alors le Poste CAP est diminué, pour que son bilan net soit de 0.

Comment TeemWork reconait-il les comptes de banque?

TeemWork vous permet d'utiliser plusieurs comptes de banque. Chaque compte de banque a son propre Poste GL, qui est de type 'Actif' et qui a un code 'Banque'.

Voici la fenêtre 'Gestion des Postes GL', pour un Poste GL compte de banque:

Plusieurs dépenses payées par le même chèque

Il est possible de payer plusieurs dépenses avec un seul et unique chèque. Par exemple, si votre compagnie de téléphone vous envoie deux factures différentes pour les interurbains et pour les appels locaux. Un chèque est émis pour deux catégories de dépenses différentes.

Lorsque vous faites un chèque pour ces dépenses, il y a quatre transactions:

• À un moment donné, vous avez eu une dépense pour les appels interurbains

• À un autre moment (ou au même moment), vous avez dépensé pour les appels locaux

• À un autre moment, vous payez pour les appels interurbains et,

• En même temps, vous payez pour les appels locaux (car vous ne faites qu'un seul chèque)

Les deux premières transactions impliquent deux catégories de dépenses différentes. Chaque transaction implique deux entrées dans des Postes GL.

Au total, il y a quatre entrées, qui sont illustrées ici. Dans notre exemple, les deux Postes GL 4400 et 4410 sont associés au même Poste 'Compte à Payer' (entrées 3 et 4):

Première entrée	Deuxième entrée	3e et 4e entrées

Toutes ces entrées sont faites lorsque le chèque devient 'À Émettre'.

Lorsque vous payez (si vous payez), vous émettez le chèque. Il y a alors un compte de banque qui est diminué du montant du chèque. TeemWork enregistre aussi que vous devez moins d'argent, en diminuant le compte à payer utilisés dans les entrées 3 et 4.

Dans notre exemple, il y a encore deux transactions qui ont lieu, donc quatre nouvelles entrées dans des Postes GL. Les voici:

Première et deuxième entrées	Troisième et quatrième entrées

Le total du débit est égal au total du crédit. 

Utiliser un chèque pour payer pour des actifs 

Lorsqu'on achète des biens durables, comme un nouveau bureau de travail, il fait partie de notre actif, et n'est pas compté comme une dépense.

On peut donc utiliser un Poste GL de type 'Actif' lorsqu'on fait un chèque.

Supposons que vous avez reçu une facture de 4500$ pour l'achat d'une thermopompe.

Lorsque vous faites un chèque pour cette acquisition, il y a deux transactions:

1. à un moment donné, vous avez acheté un actif de 4500$

2. à un autre moment, vous avez payé pour cet actif de 4500$

La première transaction augmente un compte de type 'Actif'. En même temps, TeemWork enregistre que vos 'Comptes à Payer' ont augmenté.

Voici les deux Postes GL impliqués lors de l'achat, c'est-à-dire, lorsque le chèque est créé:

Première entrée	Deuxième entrée

La deuxième transaction a lieu lorsque la facture est payée, quand le chèque est émis.

À ce moment, TeemWork enregistre qu'un compte de banque a été diminué. En même temps, il enregistre que les 'comptes à payer' sont diminués du même montant.

Voici les deux entrées générées:

Première entrée	Deuxième entrée

Le débit est encore égal au crédit.

Un chèque peut payer pour une dépense et un actif en même temps

Il est possible d'entrer un seul chèque pour payer pour des Actifs et des Dépenses.

Supposons que vous avez acheté plusieurs nouveaux ordinateurs, et que vous avez demandé à votre fournisseur de venir les installer lui-même.

Les nouveaux ordinateurs sont des actifs, mais l'installation est une dépense.

Vous payez les deux avec un seul chèque. Voici les quatre transactions qui y sont associées:

• à un moment donné, vous avez acheté de nouveaux ordinateurs

• à un autre moment, vous avez dépensé pour l'installation

• à un autre moment, vous payez pour les ordinateurs, et

• au même moment, vous payez pour l'installation

Ces deux transactions entraînent quatre entrées. La première est pour un Actif, tandis que la deuxième est pour une dépense. La troisième et la quatrième entrées enregistrent que les comptes à payer ont augmenté:

Première entrée	Deuxième entrée	Troisième et quatrième entrées

Les deux dernières transactions sont faites lorsque le chèque est émis.

Encore une fois, il y a quatre entrées pour les deux transactions. Les deux premières diminuent les comptes à payer, tandis que les deux autres diminuent le compte de banque:

1ère et 2e entrées	3e et 4e entrées

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