Comment TeemWork comptabilise les factures.

Dans cette page, nous allons voir les entrées aux Postes GL que TeemWork fait automatiquement lorsqu'une facture est créée. 

Vous n'avez pas besoin de ces informations pour entrer des factures, mais cette page est utile si vous désirez en savoir plus à propos de la comptabilité dans TeemWork.

Pour expliquer comment TeemWork détermine ce qu'il doit imputer à chaque Poste GL lorsqu'une facture est entrée, nous allons utiliser un exemple: 

votre compagnie a vendu un poêle à un restaurant. Une facture lui est donc envoyée, et quelques semaines plus tard, le paiement est reçu.

Lorsque vous entrez une facture, cela entraîne toujours deux transactions:

  1. à un moment donné, vous avez vendu quelque chose et envoyé une facture

  2. à un autre moment, vous avez reçu le paiement

Pour vous, il n'y a qu'une facture, mais pour TeemWork, il y a toujours ces deux transactions.

De plus, toute transaction affecte deux Postes GL différents. Le montant qui est 'débité' à l'un de ces postes comptables doit nécessairement être 'crédité' à un autre, pour que la somme des Crédits soit toujours égale à la somme des Débits.

Par conséquent, une facture entraîne quatre imputations à différents Postes GL. Elles sont toutes faites automatiquement par TeemWork.

Première transaction: Vente et émission d'une facture

La première transaction est faite lorsqu'une facture est émise. Contrairement aux chèques, créer une facture 'À Émettre' n'a aucun impact sur les Postes GL. Seules les factures émises 'À Recevoir' ont un impact.

Dans notre exemple, la première transaction correspond à la vente du poêle. Il se peut que la facture ait été préparée il y a plusieurs jours ou semaines en vue de la transaction, mais le vente en soit a été faite aujourd'hui. La facture est donc émise et son statut devient 'À Recevoir'.

On représente généralement un Poste GL sous forme d'un 'T'. Voici donc les deux entrées faites automatiquement par TeemWork lorsqu'une facture est émise.

Première entrée (augmentation du solde du Poste GL) Deuxième entrée (augmentation)

Le Poste GL 'Biens vendus', qui est un Poste de Revenus, est crédité de 6500$ (le prix du poêle), tandis que le Poste GL 'Comptes à recevoir', qui est un Poste d'Actif, est débité de 6500$.

Essentiellement, cela veut dire que les revenus ont augmenté, et que les comptes à recevoir ont augmenté aussi.

Le crédit est égal au débit, comme il se doit.

Deuxième transaction: Réception du paiement

Lorsque la facture est payée, le statut de la facture passe de 'À Recevoir' à 'Encaissé'. TeemWork enregistre alors une deuxième transaction, qui augmente le montant associé au Poste GL d'un compte de banque, et diminue le montant du Poste GL 'Comptes à Recevoir'.

Voici donc les deux entrées faites par TeemWork:

Première entrée (diminution) Deuxième entrée (augmentation)

Remarquez que les deux Postes GL affectés sont des Postes d'Actif.

Encore une fois, le crédit est égal au débit.

Résumé

Lorsque la facture de 6500$ est créée (son statut est 'À recevoir'), le Poste GL 'Revenus' augmente de 6500$, et le Poste GL 'Comptes à recevoir augmente aussi de 6500$:

Première entrée (augmentation) Deuxième entrée (augmentation)

Lorsque le paiement est reçu (le statut de la facture est 'Encaissé'), le Poste GL 'À recevoir' est diminué de 6500$. Par conséquent, le résultat net des deux transactions est 0 pour ce Poste GL.

Le Poste GL d'Actif associé à un compte de banque est augmenté lors du paiement. 

Le résultat net des deux transactions est présenté ci-dessous:

Poste GL des Revenus (augmentation) Poste GL des Actifs (augmentation)

Comment TeemWork détermine quel compte à recevoir utiliser?

Avec TeemWork, chaque Poste GL de type 'Revenus' est associé avec un autre Poste GL de Type 'Actif', qui a un code 'CAR' (Compte À Recevoir).

Lorsqu'une facture est émise, un Poste GL 'Revenus' est augmenté. En même temps, le Poste GL CAR qui lui est associé est augmenté, pour indiquer que quelqu'un vous doit de l'argent.

On peut associer un Poste GL CAR à un Poste GL de Revenus ou à un Poste GL d'Actif à partir de la fenêtre 'Gestion des Postes GL'. Par exemple, le Poste GL de Revenus suivant est associé au Poste CAR 2100:

Lorsque la facture est payée, le même Poste CAR est diminué, pour que son bilan net soit 0.

Plusieurs sources de Revenus dans la même facture

Il est possible qu'une facture soit faite pour plusieurs services ou biens vendus différents, qui font partie de Postes GL différents.

Par exemple, supposons que vous travaillez dans une compagnie qui vend et installe des ordinateurs. Pour un client, vous faites une seule facture pour la vente et l'installation.

Il y a quatre transactions associées à cette facture:

Lorsque la facture est émise:

Lorsque le paiement est reçu:

Le client peut faire plusieurs paiements pour une même facture. Chaque paiement augmente le compte de banque et diminue les Comptes à Recevoir, jusqu'à ce que la totalité de la facture soit payée.

Voici les quatre entrées faites par TeemWork lors de l'émission de la facture:

Première entrée Deuxième entrée Troisième et quatrième entrées

Les trois Postes GL ont été augmentés.

Cliquez ici pour savoir comment TeemWork détermine si un montant doit être débité ou crédité à un Poste GL.

Lorsque le paiement est reçu, il y a deux transactions, et quatre entrées dans des Postes GL. Les voici:

Première et deuxième entrées Troisième et quatrième entrées

Faire une facture pour la vente d'Actifs

On peut aussi utiliser les factures pour vendre des actifs, comme un immeuble, un mobilier ou de l'équipement.

Dans le prochain exemple, une compagnie émet une facture pour avoir vendu trois vieilles photocopieuses.

TeemWork fait deux entrées pour comptabiliser cette première transaction.

La première est effectuée dans le Poste GL 'Équipement de bureau'. C'est un compte de type 'Actif', et il est diminué. Cela est noté dans la colonne 'Crédit'.

La deuxième entrée est effectuée dans un Poste GL 'Comptes à Recevoir'. Il est augmenté. Cette entrée est un débit.

Voici la représentation de ces deux entrées:

Première entrée Deuxième entrée

Lorsque le paiement est reçu, il y a une deuxième transaction.

Les Comptes à Recevoir sont diminués, et le Compte de Banque est augmenté.

Voici ces deux entrées:

Première entrée Deuxième entrée

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