Écrire une facture
Comme mentionné dans l'introduction, TeemWork vous permet d'écrire des factures à l'intention de n'importe quel Contact de votre équipe. Lorsque vous créez une facture, vous avez besoin de certaines informations:
Le nom du Contact à qui la facture est adressée.
Le nom ou le numéro du Poste GL associé chaque item facturé.
Le montant de la facture.
Tant que la facture n'a pas été émise, ces informations peuvent être modifiées, à l'exception du nom du Contact.
Il y a deux manières de créer une facture. On peut le faire à partir de la Fiche du Contact à qui la facture est adressée (cliquez ici pour plus de détails), ou à partir de la Liste des Factures. C'est cette dernière approche que nous allons employer dans cette page.
Si vous savez déjà comment choisir le Contact à qui la facture est adressée, cliquez ici.
Pour ouvrir la Liste des Factures, cliquez sur le menu 'Comptabilité', puis sur l'item 'Comptes Clients - FACTURES':
Si vous n'avez pas accès à ce menu, contactez votre Administrateur pour qu'il vous autorise à entrer des factures.
Dans la Liste des Factures, cliquez sur le bouton 'Entrer une nouvelle facture', en haut à gauche de la fenêtre:
La première étape à effectuer lorsqu'on crée une facture est de choisir le Contact à qui elle est adressée. Si on a utilisé la Fiche du Contact pour la créer, cette étape est déjà faite. Sinon, on utilise la portion en haut à gauche de la facture pour choisir:
Il y a trois manières de sélectionner le Contact à qui on envoie la facture:
Si on connaît le numéro du Contact (par exemple, CLI03), on peut l'entrer dans le champ 'portion du no', puis cliquer sur le bouton 'Chercher'
Si on connaît une partie du nom du Contact (par exemple, 'Séguin'), on peut l'entrer dans le champ 'portion du nom', puis cliquer sur le bouton 'Chercher'. Si plus d'un Contacts correspondent à la partie du nom entrée, TeemWork les affichera dans la liste et il faudra choisir le bon.
On peut aussi sélectionner le type du Contact dans le menu déroulant en dessous de l'icône des jumelles, puis cliquer sur le bouton 'Chercher'. Cela va afficher tous les Contacts correspondant au type, et on pourra alors choisir le bon dans la liste (comme dans l'exemple ci-haut)
Une fois que le Contact a été sélectionné, il faut entrer le montant de la facture et sa date. On peut aussi cocher la case 'Calcul automatique' pour que TeemWork fasse automatiquement la somme des items de la facture.
Finalement, il faut remplir le 'talon' du chèque, qui correspond au bas de la fenêtre. Le talon indique le détail de chaque item facturé. Il doit contenir au moins un item, et la somme de tous les montants doit évidemment correspondre au montant total de la facture.
On ajoute un item au talon en utilisant les champs du bas de la fenêtre. Tout d'abord, on entre la date à laquelle cette transaction a été faite, puis on choisit le Poste GL correspondant. Lorsqu'on clique sur le champ 'GL', la liste des Postes GL d'Actif et des Postes GL 'Revenus' apparaît:
Chaque ligne du talon de la facture sera comptabilisé comme expliqué ici.
Si on choisit un Poste d'Actif, le champ 'Numéro d'Actif' deviendra disponible et vous pourrez y entrer le numéro de l'actif que vous vendez.
Les autres champs sont simples à expliquer: pour entrer le montant, on peut utiliser le champ 'Montant', ou entrer une quantité et un prix unitaire pour que TeemWork le calcule automatiquement.
On peut demander à TeemWork d'ajouter les taxes pour le montant en cochant les cases appropriées.
Vous n'avez pas besoin de remplir les champs 'Description' et 'Commentaires', mais ils sont généralement utiles.
Vous pouvez cliquer sur le bouton 'Rétablir' pour vider tous les champs.
Lorsque vous avez entré toutes les informations pertinentes, cliquez sur le bouton 'Ajouter'. Ensuite, recommencez ces mêmes étapes pour entrer chaque ligne du talon.
Une fois que la somme des montants (affichée dans la case 'Grand Total', à droite) est égale au 'Montant Facturé', on peut tout enregistrer en cliquant sur le bouton 'Mémoriser':
Le statut de la Facture est alors 'À émettre'. On peut encore la consulter ou la modifier à partir de la Liste des Factures, avant de la faire imprimer.
Retour à la Table des Matières