Les Types de Postes GL
Les Postes GL servent à enregistrer des mouvements d'argent. Il y a quatre types de Postes GL dans TeemWork: Actif, Passif, Revenus et Dépenses.
En comptabilité, il y a généralement une cinquième catégorie nommée 'Surplus', ou 'Capital'. Puisque le Capital est simplement le résultat de la soustraction de l'Actif par le Passif, TeemWork ne l'affiche pas dans la Gestion des Postes GL. Le Capital est toutefois calculé dans le Bilan.
Pour créer un Poste GL dans TeemWork, utilisez la 'Gestion des Postes GL'.
Voici une description de tous les types de Postes GL. Les Postes GL d'Actif et de Passif peuvent avoir des codes différents, qui leur donnent des fonctionnalités particulières.
Les images ont été prises dans la fenêtre 'Gestion des Postes GL'.
Les Postes d'Actif servent à enregistrer ce qu'on possède, comme de l'équipement, de l'argent, des propriétés et des Comptes à Recevoir.
Lorsqu'un Poste d'Actif est débité, son total augmente. Lorsqu'il est crédité, son total diminue.
Vous pouvez choisir les numéros que vous voulez pour vos postes comptables. Dans nos exemples, les Postes d'Actif ont des numéros compris entre 1000 et 1999.
La figure ci-bas montre le détail du poste d'actif numéro 1500.
On voit qu'un champ appelé 'Code' est affiché. Ce champ peut contenir rien ou l'une des valeurs suivantes, soit "Banque", "CAR", "TAX1" ou "TAX2".
Le ou les Comptes de Banque
La figure ci-haut montre le détail du poste d'actif numéro 1050. On voit qu'il s'agit d'un compte de banque parce que son code est 'Banque'.
Un compte de banque est crédité (ie réduit) lorsqu'un chèque est émis, et débités (augmenté) lorsqu'on reçoit le paiement d'une facture.
Il est obligatoire d'avoir au moins un compte de banque pour utiliser la comptabilité.
Un poste d'actif ayant un code "CAR" sert à comptabiliser le comptes à recevoir.
Lorsqu'une facture est émise, chaque item facturé est associé à un Poste GL de type Revenu ou Actif. Dans TeemWork, chacun des ces Postes GL sont associés Poste d'actif de type "CAR".
Le compte "CAR" correspondant à chaque item facturé est débité du montant facturé pour l'item lorsque la facture est émise. Ce même montant est crédité lorsque le paiement est reçu. Pour plus d'informations à ce sujet, voir 'Comment TeemWork comptabilise les factures?'
Il est obligatoire d'avoir au moins un Poste "CAR" pour pouvoir entrer des factures.
Comptes de Taxe (TAX1 et TAX2)
Les postes d'actif ayant un code "TAX1" ou "TAX2" servent à comptabiliser les taxes sur les items achetés et vendus.
Si dans votre région, il n'y a qu'une seule taxe applicable, créez seulement un Poste GL pour les taxes, en utilisant le Code "TAX1".
S'il y a deux taxes applicables, comme au Québec, créez les deux Postes GL ayant respectivement les codes "TAX1" et "TAX2".
Ceux qui n'ont pas à se préoccuper des taxes sur leurs achats et leurs ventes (comme les entreprises à but non lucratif), n'ont pas besoin d'entrer de postes comptables ayant un code "TAX1" ou "TAX2".
Si vous consultez l'onglet Débit et Crédits pour un Poste GL de ce type, vous constaterez que la taxe sur les items payés par chèque est toujours comptée dans la colonne 'Débit', tandis que la taxe sur les items facturés est comptée dans la colonne 'Crédit'.
IMPORTANT: Le mot entré dans le champ 'Nom du Poste GL' sera celui qui sera affiché à l'écran lors de l'entrée de chèques et de factures. Ce mot doit être court, comme 'TPS' ou 'TVQ'.
Un Poste de Passif enregistre ce qui est dû aux autres, comme des dépenses non payées ou des dettes. Lorsqu'un Poste de Passif est débité, son total diminue. Lorsqu'il est crédité, son total augmente.
Dans nos exemples, les Postes de Passif ont des numéros compris entre 2000 et 2999. La figure ci-bas montre le détail du poste de passif numéro 2100.
Encore une fois, on voit qu'un champ appelé 'Code' est affiché. Ce champ peut contenir rien ou la valeur "CAP".
Les postes comptables ayant le code "CAP" servent à comptabiliser ce qui est dû aux autres.
Lorsqu'un chèque est entré, chaque item qui sera payé est associé à un Poste GL de type Dépense ou Actif. Dans TeemWork, chacun des ces Postes GL sont associés Poste de Passif de type "CAP".
Lorsqu'un chèque a été entré (son statut est alors 'À émettre'), le poste "CAP" correspondant à chaque item qui sera payé est crédité du montant à payer pour cet item. On dit que les 'comptes à payer' ont augmenté.
Lorsque le chèque est émis le poste "CAP" correspondant à chaque item payé est débité du montant payé. Les comptes à payer diminuent, le solde du compte de banque aussi. Pour plus d'informations à ce sujet, voir 'Comment TeemWork comptabilise les chèques?'
Il est obligatoire d'avoir au moins un Poste ayant le code "CAP" pour pouvoir entrer des chèques.
Les Postes GL de Passif qui n'ont pas de Code ne sont pas utilisés par TeemWork lors de l'entrée de chèques et de factures. Il faut utiliser la fenêtre 'Écriture au Journal Général' pour affecter ces postes comptables.
Un poste comptable de type Revenu sert à comptabiliser ce qui est facturé. Dans nos exemples, leurs numéros sont toujours entre 3000 et 3999.
Le poste de Revenu de chaque item facturé est crédité (augmenté, sans les taxes) lorsque la facture est émise. Au même moment, le poste "CAR" correspondant à ce poste de revenu est débité (augmenté) du même montant.
Pour plus d'informations à ce sujet, voir 'Comment TeemWork comptabilise les factures?'
Dans TeemWork, un poste de revenu n'est jamais débité (réduit). Si on doit comptabiliser un revenu négatif on entre un montant négatif, habituellement à l'aide d'une Écriture au Journal Général.
Un poste comptable de type Dépense sert à comptabiliser ce qui est dépensé. Dans nos exemples, leurs numéros sont toujours entre 4000 et 4999.
Lorsqu'on entre un chèque, le poste de dépense de chaque item qui sera payé est débité (augmenté, sans les taxes) du montant qui sera payé pour cet item. Au même moment, le poste "CAP" correspondant à ce poste de dépense sera crédité (augmenté) du même montant.
Pour plus d'informations à ce sujet, voir 'Comment TeemWork comptabilise les chèques?'
Dans TeemWork, un poste de dépense n'est jamais crédité (réduit). Si on doit comptabiliser une dépense négative on entre un montant négatif, habituellement à l'aide d'une Écriture au Journal Général.
Retour à la Table des Matières