La Fiche d'un Contact

TeemWork enregistre les informations sur les Contacts sur des 'Fiches'. À partir d'une Fiche, vous pouvez accéder directement à toutes les informations en lien avec le Contact.

Pour voir la Fiche d'un Contact, ouvrez la liste des Contacts

Choisissez le Type du Contact que vous désirez voir dans le menu déroulant en haut à gauche, puis cliquez sur sa rangée dans la liste.

Voici la Fiche d'un client fictif:

La partie gauche de la fenêtre contient les informations de base sur le Contact. Les boutons radios en haut à gauche signifient:

Si le bouton radio 'N/A' n'est pas sélectionné (le Contact est une personne), on peut entrer les Nom et Prénom du Contact dans les premiers champs.

Les champs suivants contiennent l'adresse et les numéros de téléphone pertinents au Contact, ainsi que l'adresse Courriel (Email). La dernière ligne de l'adresse est généralement le nom de la ville.

Si le Contact est une organisation, cliquez sur le bouton radio 'N/A'. Les Champs 'Nom' et 'Prénom' s'uniront pour former un seul champs où on peut entrer le nom de l'organisation.

De plus, les Champs 'Autres numéros de téléphone' et 'Tel. Domicile' deviendront 'Contact Personnel' et 'No. Référence'. Si vous désirez prendre note du nom de la personne avec qui vous êtes en contact dans cette organisation, faites-le dans ces champs.

Vous pouvez utiliser le champ 'No. Référence' comme vous voulez. Par exemple, il pourrait contenir le numéro de votre compte chez un fournisseur.

Les champs à droite vous permettent d'entrer n'importe quelle information que vous jugez pertinente au sujet du contact. Entrez des commentaires dans le champs du haut. Les autres champs ne sont pas nommés, car ils n'ont pas été prévus pour un usage particulier. Écrivez-y ce que vous voulez.

Par exemple, il y a une section qui n'est visible que par les Administrateurs. Ils pourraient l'utiliser pour  entrer le taux horaire d'un employé, et cocher la case à gauche du montant pour prendre note que le taux inscrit prévaut sur le taux par Activité.

Cochez la case en haut à droite 'Ce contact est Inactif' pour désactiver ce Contact, lorsque vous savez que l'équipe n'en a plus besoin. 

Les Mots Clés

La Fiche Contact comporte un champ nommé 'Mots Clés'. Les 'Mots Clés' vous permettent de faire une distinction entre plusieurs Contacts du même type.

Par exemple, supposons que votre équipe vend deux types de logiciels différents: 'Logiciels de Gestion' et 'Logiciels de Dessin'. Tous vos clients sont regroupés dans le Type de Contact 'Client', mais il serait utile de faire une distinction entre ceux qui achètent le premier type de logiciel et ceux qui achètent le deuxième.

C'est le but des mots clés: pour les clients qui achètent des logiciels de gestion, vous pourriez écrire 'Gestion' dans le champs 'Mots Clés', et écrire 'Dessin' pour ceux qui achètent des logiciels de 'Dessin'.

Maintenant, si vous désirez connaître tous vos clients qui achètent des logiciels de Dessin, vous n'avez qu'à faire une recherche du mot clé 'Dessin' dans la liste des 'Clients'.

Vous pouvez entrer plusieurs 'Mots Clés' différents pour chaque contact (dans cet exemple, si un client achète les deux types de logiciel) en les séparant par un espace comme ceci: 'Dessin Gestion'.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Mémoriser' pour enregistrer les modifications que vous avez faites à la Fiche du Contact.

Si vous croyez que les Mots Clés sont insuffisants pour gérer vos Contacts, lisez la section sur la Gestion des Groupes. Les Groupes sont un système de classification des Contacts beaucoup plus élaboré que les Mots Clés.

Accès aux fonctionnalités liées aux Contacts

La Fiche d'un Contact vous permet d'accéder facilement à tout ce qui le concerne, en cliquant sur les boutons en bas de la fenêtre:

Si certains de ces boutons ne sont pas visibles, c'est parce que votre Administrateur a restreint votre accès pour ce Type de Contact. Si vous êtes un Administrateur, cliquez ici pour savoir comment gérer l'Accès aux Types de Contact.

Pour revenir à la Liste des Contacts, cliquez sur le bouton 'Afficher Liste'.