La Gestion des Groupes

Les Groupes permettent de faciliter la classification d'une grande quantité de Contacts ou d'employés dans TeemWork. Les caractéristiques des Groupes sont:

• Un Groupe peut contenir plus d'un Type de Contact à la fois

• Un Contact peut faire partie de plus d'un Groupe à la fois

• Seuls les Administrateurs de l'équipe ont accès aux Groupes (cela pourrait changer dans une prochaine version de TeemWork)

Pour de petites équipes avec relativement peu de Contacts, les Mots Clés suffisent généralement.

La fenêtre 'Gestion des Groupes' est accessible à partir du menu 'Administration':

Chaque Groupe possède: 

• Un nom descriptif

• Un numéro, qui peut contenir des lettres et des chiffres

• Un ou plusieurs Contacts, qui peuvent provenir de Types de Contacts différent

• Une 'date', une 'quantité' et une 'remarque' qui peuvent être ce que vous voulez (par exemple, la 'date' de l'événement pour lequel le groupe a été créé, la 'quantité' de personne maximale qui peuvent y participer et une remarque qui décrit l'événement)

Voici une liste de Groupes fictifs:

Les Groupes sont affichés à gauche, tandis que les membres sont à droite. Le groupe sélectionné est affiché en jaune (ici, numéro: C000002, nom: Spécialiste de base de données sql). Le groupe de l'exemple contient trois membres: deux TeemMembers et un Candidat.

Création d'un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton 'Ajouter'. Une fenêtre apparaîtra:

Le numéro du groupe sert généralement à regrouper les groupes similaires (par exemple, tous les groupes de 'Vendeurs' pourraient commencer par les lettres VND).

Cliquez sur OK.

Vous pouvez aussi créer un nouveau groupe en sélectionnant plusieurs membres dans la Liste des Contacts (section Sélections multiples et création d'un groupe).

Finalement, on peut créer un groupe à partir des membres de un ou plusieurs groupes existants (voir la section 'Sélection de plusieurs groupes à la fois' dans cette page. 

Ajouter un membre à un groupe

Pour ajouter un membre au groupe qui est sélectionné, vous devez ouvrir sa Fiche Contact, puis cliquer sur le bouton 'Ajouter un membre' dans la fenêtre 'Gestion des Groupes'. Par exemple, pour ajouter le contact 'Mark Brant' à un groupe, 

1. Sélectionnez le groupe auquel vous voulez ajouter le Contact

2. Allez dans la Liste des Contacts

3. Cliquez sur la rangée du Contact désiré pour ouvrir sa Fiche (dans ce cas, 'Mark Brant')

4. Revenez à la fenêtre 'Gestion des Groupes' et cliquez sur le bouton 'Ajouter un Membre'

Le contact sera ajouté au groupe sélectionné.

Les colonnes 'Code' et 'Quantité'

Les 'Code' et 'Quantité' de chaque membre sont d'autres informations 'libres', c'est-à-dire que vous pouvez y entrer n'importe quoi. Pour modifier ces champs, cliquez sur le Nom de la personne pour ouvrir sa Fiche Contact, cliquez ensuite sur le bouton Profil, et allez dans la section 'Groupes'. Vous pourrez modifier le 'Code' et la 'Quantité' du Contact sélectionné pour chaque Groupe dont il fait partie.

Personnalisation des colonnes du tableau

Par défaut, TeemWork affiche dans le tableau les colonnes 'Code' et 'Quantité', dont l'usage est réservé aux Groupes. Vous pouvez toutefois les ignorer et afficher d'autres informations pertinentes dans le tableau en cochant la case . La fenêtre Formats de Présentation des Contacts s'ouvrira. 

Voici une liste qui a été 'personnalisée' de cette manière, pour n'afficher que les 'Nom', 'Téléphone' et 'Courriel' des Contacts:

Sélection de plusieurs groupes à la fois

Vous pouvez sélectionner plusieurs groupes à la fois en cochant la case . On peut alors choisir les groupes en cliquant dans les cases grises à gauche des noms et en maintenant les touches 'Ctrl' ou 'Maj' enfoncées (cliquez ici pour plus de détails sur les sélections multiples dans TeemWork).

Lorsque plusieurs groupes sont sélectionnés, vous pouvez:

• Afficher tous les membres qui font partie des groupes sélectionnés en choisissant le bouton radio et en cliquant sur le bouton 'Montrer les Membres'

• Afficher tous les membres qui font partie de tous les groupes sélectionnés en même temps en choisissant le bouton radio et en cliquant sur le bouton 'Montrer les Membres'

• Sélectionner tous les membres (ou une partie --- voir la section suivante) des groupes sélectionnés et créer un nouveau groupe qui les contient, en cliquant sur le bouton 'Ajouter ces Membres à un nouveau Groupe'.

Sélection de plusieurs membres à la fois

Pour sélectionner plusieurs membres à la fois, cochez la case . On peut alors choisir les membres en cliquant dans les cases grises à gauche des noms et en maintenant les touches 'Ctrl' ou 'Maj' enfoncées (cliquez ici pour plus de détails sur les sélections multiples dans TeemWork).

Si la case n'est pas cochée, vous pouvez cliquer sur 'Enlever ces Membres' pour les enlever du groupe, comme dans l'image précédente. 

Si la case avait été cochée, un bouton 'Ajouter ces Membres à un nouveau Groupe' serait visible, qui sert à créer un nouveau Groupe à partir des membres sélectionnés.