La Liste des Contacts

La Liste des Contacts vous permet de voir et d'accéder à tous les Contacts qui sont importants pour vous. C'est votre Administrateur qui les a choisis. On peut afficher la Liste des Contacts en cliquant sur le menu 'Contacts'.

Les Contacts sont classés en différents Types de Contact. Vous pouvez sélectionner celui que vous voulez en cliquant sur le menu déroulant en haut à gauche. Si ce menu est vide, ou si vous ne trouvez pas le Type de Contact que vous cherchez, contactez votre Administrateur pour qu'il vous donne accès aux Types de Contacts.

La Liste affiche tous les Contacts de votre équipe, selon le Type choisi. Pour voir la Fiche d'un Contact particulier, cliquez sur sa rangée. Vous pourrez ensuite revenir à la Liste des Contacts en cliquant sur le bouton 'Afficher Liste'.

Le bouton 'HTML' reproduit la Liste des Contacts présentement visible en format HTML. La liste sera affichée dans le Navigateur Internet de TeemWork, et vous pourrez alors l'imprimer en cliquant sur l'icône . Cliquez sur n'importe quel menu autre que 'SURF' et 'LOGIN' pour revenir à la Liste des Contacts.

Lorsque vous ne faites plus affaire avec un Contact particulier, vous pouvez le désactiver (dans sa Fiche) pour éviter qu'il encombre la Liste des Contacts inutilement. Toutefois, TeemWork gardera en mémoire les informations sur lui. Si vous voulez le réactiver, cochez la case , sélectionnez son nom dans la liste, et enlevez le crochet de la case 'Ce Contact est Inactif' dans sa fiche. 

Personnalisation du tableau

Vous pouvez personnaliser le tableau et n'afficher que les informations dont vous avez besoin en cochant la case  . La fenêtre 'Format de Présentation pour les Listes de Contacts' apparaîtra, et vous pourrez choisir les colonnes que vous voulez. Cliquez ici pour plus de détails.

Sélections multiples et création d'un groupe

Pour sélectionner plusieurs contacts à la fois, cochez la case , et cliquez sur les cases grises à gauche  du tableau, en maintenant les touches 'Maj' ou 'Ctrl' enfoncées. Cliquez ici plus de détails.

Lorsque plusieurs entrées sont sélectionnées, vous pouvez créer un nouveau groupe:

Notez que vous pouvez aussi Trier un tableau de différentes manières en cliquant sur le titre des colonnes. Cela peut être très utile lors de la création d'un nouveau groupe. Par exemple, si vous vouliez créer un Groupe contenant tous les Clients qui habitent à Montréal, triez le tableau par la colonne 'AdresseC'. Il sera alors facile de les sélectionner:

Ajout d'un nouveau Contact

Pour ajouter un nouveau Contact à la Liste des Contacts, sélectionnez le Type du Contact dont il fera partie dans le menu déroulant en haut à gauche, et cliquez sur le bouton 'Ajouter un Contact'. La fenêtre suivante apparaîtra:

Les numéros peuvent contenir des lettres et des chiffres. Si vous ne savez pas quel numéro écrire, demandez à TeemWork en cliquant sur le bouton 'Afficher le numéro Suivant'.

Cliquez sur OK. TeemWork va créer le nouveau Contact et affichera sa Fiche Contact. Remplissez-la avec le plus d'information possible, et n'oubliez pas de Mémoriser les changements, en cliquant sur le bouton 'Mémoriser'. Sinon, vous devrez recommencer du début.

Faire une Recherche

Dans certaines équipes, la quantité de Contacts à gérer peut être énorme. Après tout, tous les gens avec qui vous faites affaire chaque jour sont des Contacts potentiels. Lorsque que quelqu'un vous appelle et que vous le reconnaissez pas, vous devez être en mesure de retrouver rapidement sa Fiche Contact. C'est pour cette raison qu'il existe plusieurs fonctionnalités pour vous aider à trouver rapidement ce que vous cherchez.

Recherche dans les champs (Nom, Adresse, Province, etc...)

Lorsqu'on connaît une information précise sur la personne avec qui on fait affaire, il suffit de l'entrer dans le champ 'Chercher ceci' et de cliquer sur le '?'

Par défaut, TeemWork ne fera une recherche que dans les champs 'Nom', 'Prénom', ou 'Contact Personnel'. Si vous désirez faire une recherche selon un autre critère, cliquez sur les mots 'Chercher Ceci', pour faire apparaître une liste des critères de recherche possibles:

Dans cet exemple, nous voulons chercher tous les Contacts qui proviennent de Toronto, alors nous avons coché la case 'AdresseC' (AdresseC est la troisième ligne de l'adresse du Contact, dans sa fiche).

Lorsqu'on clique sur le '?', TeemWork effectue la recherche, mais uniquement dans le Type de Contact présentement sélectionné. Si on ne connaît pas le Type du Contact avec qui on fait affaire, on peut choisir le Type de Contact 'Tous', dans le menu déroulant en haut à gauche de la fenêtre.

ATTENTION: Lorsqu'on fait une recherche par Nom ou Prénom, il ne faut pas entrer le nom complet du Contact. Par exemple, si on cherche le Contact 'Gaston Laroche', on peut entrer 'Gaston' ou 'Laroche', mais non 'Gaston Laroche'.

Recherche par mots clés

Les mots clés sont utiles pour trouver une personne qui correspond à certains critères. Par exemple, pour des candidats, les mots clés pourraient résumer leurs capacités et leurs expériences antérieures. Pour trouver un candidat qui habite à Laval et qui est bon avec le logiciel Word, on entrerait les mots clés 'Laval Word'. Les Mots Clés d'un Contact sont choisis sur sa Fiche. Cliquez ici pour en savoir plus.

Pour faire une recherche par mots clés, cochez la case . Le haut de la fenêtre va changer un peu.

Ensuite, entrez les mots clés que vous voulez dans le champs 'Mots-clés'. Si vous entrez plus d'un mots, vous aurez le choix entre 'n'importe quel' (les Contacts qui ont le premier mot clé ou le deuxième) et 'tous' (les Contacts qui ont le premier et le deuxième).

Dans cette liste, nous avons demandé les contacts dont les Mots Clés contiennent 'BIG' ou 'FOUR'. Si nous avions coché le bouton radio 'tous', aucun contact n'aurait été affiché, car personne ne possède les mots clés 'BIG' et 'FOUR' en même temps.

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