La Gestion Documentaire
(Cliquez ici pour télécharger un document Word à propos de la gestion documentaire)
La Gestion Documentaire permet de regrouper les documents et fichiers de n’importe quel format sur une base de données documentaire (BDD). La base de données documentaire est un répertoire (avec ses sous-répertoires) localisé sur un serveur Web. Ces répertoires contiennent des documents compressés (et cryptés en option). TeemWork gère l’envoi et la réception et vous permet de gérer les droits d’accès par usager.
Dans TeemWork, une fiche descriptive est associée à un document pour en permettre sa gestion. Les fiches peuvent être regroupées dans 7 différentes listes. Vos administrateurs peuvent donner des droits différents à chaque usager pour Voir, Modifier ou Ajouter des documents et ce, pour chaque liste de documents.
La fiche descriptive permet de décrire le document selon différents champs de saisie optionnels. Par exemple, vous pouvez associer le document à un de vos contacts ou à un projet. Les usagers autorisés peuvent ajouter ou mettre à jour un nouveau document en quelques secondes.
Différents outils permettent une bonne gestion des documents tels que: recherche de documents par mots clés, tri des listes de documents, gestion des versions de documents, rapports instantanés, gestion des suivis, etc.
La gestion des versions permet de voir en tout temps les documents tels qu'ils étaient avant chaque mise à jour sur la BBD. Vous pouvez voir quand et qui a consulté et modifié chaque version d'un document.
TeemWork compresse les documents avant leurs envois sur la BDD et les décompresse au retour. De plus, TeemWork peut crypter les documents sur la BDD si besoin est.
Avec la gestion documentaire de TeemWork, vos usagers ont accès à tous les documents auxquels ils ont droit et ce, de partout et en tout temps.
1-Gestion des
droits d'usagers
L’image ci-haut montre l'onglet 'Accès aux Types de Contacts' de la Gestion des Usagers.
Vos administrateurs peuvent donner des droits différents à chaque usager pour Voir, Modifier ou Ajouter des documents et ce pour chaque liste de documents.
On peut aussi donner des droits pour participer aux suivis collaboratifs et ainsi suivre les annotations apportées à chaque document.
2- Vos listes de documents
autorisées
Pour
voir le détail de la fiche d’un document ou pour le télécharger,
cliquez sur sa ligne dans la liste.
La fiche document ressemble à une fiche contact. Chaque usager a accès à plus ou moins d’informations et d’outils selon les droits qui lui sont donnés dans la Gestion des Usagers.
Par
exemple, si vous pouvez seulement Voir les documents, seule la fonction
Recevoir ce Fichier sera présente.
La
fiche permet de saisir différentes informations sur le document telles que des
dates, des mots clés pour la recherche, un numéro de référence permettant de
lier le document à un projet ou à un contact.
Les 'Suivis pour ce Fichier' permettent de conserver des informations sur les interventions en relation avec le document telles que les commentaires lors des mises à jour.
2.1 Ajout et mise à jour de documents:
On peut ajouter ou mettre à jour un document en quelques secondes si on en a le droit. En appuyant sur Ajouter un Fichier, une nouvelle fiche apparaît.
Il suffit d’appuyer sur Envoyer ce Fichier et l’écran Choisir le fichier apparaît et vous permet de sélectionner le document à envoyer sur la BDD.
2.2 La gestion des versions vous permet de voir les documents tels qu'ils étaient avant chaque mise à jour sur la BDD. Vous pouvez voir quand et qui a consulté et modifié chaque version d'un document.
3- Recherches, Tris et Rapports.
3.1
Vous pouvez faire des recherches rapides de
documents dans la Liste des Contacts.
L’image de droite montre l’option
qui
permet de trouver les documents qui ont un ou des mots clés dans la colonne
Mots Clés.
Vous pouvez sélectionner les documents qui ont tous les mots clés ou n’importe quel des mots clés. De plus cet outil ne cherche que les mots clés complets. Si vous cherchez le mot clé 'Beau', TeemWork n’affichera pas de résultats parce qu’il y a le mot 'beaucoup'. Vous pouvez mettre autant de mots clés que voulus.
3.2
L'image ci-bas montre un autre outil permettant de rechercher une portion de mot
dans différents champs sélectionnés à la volée.
3.3 Le tri: Vous pouvez trier la liste de plusieurs façons en cliquant l'entête des colonnes comme montré dans l'image ci-haut ( voir l’entête de la colonne en jaune).
Un premier clic fait un tri ascendant de données de la colonne, un second clic fait un tri descendant. Par exemple, si vous inscrivez le numéro d’un contact ou d’un projet dans Numéro de référence, le tri vous permettra de regrouper les documents en relation avec chaque contact et/ou chaque projet.
3.4
L'écran Format de présentation apparaît lorsque vous cochez Choisir les colonnes.
Cela vous permet de sélectionner les colonnes à afficher dans la liste et de sauvegarder des formats de présentation pré formatés incluant les colonnes visibles, leurs ordres de présentation et la largeur de colonnes.
Vous
pouvez ainsi voir vos listes de documents de différentes façons instantanément.
En combinant les formats de présentation et les tris de colonnes, vous pouvez faire différentes sortes de rapports à imprimer en appuyant sur HTML.