Configurer la Gestion du Temps
Comme nous l'avons vu dans l'introduction, la Gestion du Temps est un outil efficace pour gérer le temps de vos employés. Dans cette section, nous allons voir comment configurer la Gestion du Temps pour une équipe qui ne l'a jamais utilisée auparavant.
Nous assumerons que vous avez les pouvoirs d'un Administrateur, que vous avez déjà créé votre équipe et que les usagers dont le temps va être géré par TeemWork ont été ajoutés à l'équipe.
Nous vous rappelons qu'il est préférable d'établir sur papier la 'hiérarchie' suivante avant de configurer TeemWork:
Produisez une liste de toutes les Activités de votre compagnie (ou de votre équipe). Donnez-leur un nom pour les identifier facilement.
Regroupez les Activités similaires. Chaque groupe deviendra un 'Type d'Activité'. Donnez-leur aussi un nom.
Finalement, assignez un ou plusieurs Types d'Activités à chaque usager et déterminez le ou les responsables de chaque Type d'Activité.
Nous allons maintenant configurer les Activités pour une équipe fictive. Voici le tableau qu'à fait l'Administrateur de cette équipe, Jacques. Les responsables de chaque Type d'Activité sont soulignés.
En tant qu'Administrateur, Jacques se désigne comme responsable de tous les Types d'Activités, mais il ne s'occupe réellement que du 'Travail sur le terrain', car il a désigné d'autres responsables pour les deux autres Types d'Activités.
Pour créer les Activités, vous devez avoir le droit de 'Gérer les Activités' et de 'Voir les Feuilles de Temps'. L'Administrateur a ces droits par défaut, mais vous pouvez vous en assurer dans votre Profil de l'Usager (cases 'Il peut Gérer les Activités' et 'Il peut voir les Cédules et Feuilles de Temps').
Ouvrez la fenêtre de la Gestion des Activités (si vous ne voyez pas ce menu, votre Profil est mal configuré).
Même si vous n'avez jamais utilisé la Gestion du Temps dans votre équipe, un certain nombre d'Activités seront déjà entrées dans la Liste des Activités sous le Type 'Administration'. Ce sont des Activités particulières de TeemWork (voir l'Introduction à la Gestion du Temps et les Relevés). Cliquez sur le bouton 'Ajouter' pour ouvrir la Gestion des Activités et créer votre première Activité.
Une fenêtre apparaîtra vous demandant d'entrer le numéro de la nouvelle Activité. Ce 'numéro' peut contenir des lettres aussi. En général, on utilise une ou quelques lettres du Type d'Activité, suivi d'un nombre (01 pour la première activité, 02 pour la deuxième...). Dans notre exemple, le Type d'Activité est 'Travail sur le terrain', et nous créons la première Activité de ce type.
Vous devrez ensuite remplir tous les champs de la fenêtre. Le nom du Type d'Activité doit être un seul mot. Par conséquent, il faut abréger 'Travail sur le Terrain', par 'Terre', 'TravailTerre', ou encore 'Production'. Vous pouvez utiliser le caractère 'souligné _' pour simuler des mots (Travail_sur_le_terrain), mais il est préférable de s'en tenir à un seul mot.
L'expression 'Participant responsable' de cette fenêtre n'est pas utilisée dans le même sens que nous l'avons employé sur cette page jusqu'à présent. Ce champ ne sert que lorsque TeemWork exporte ses données vers d'autres logiciels. Bref, vous n'êtes pas obligé de le remplir.
Les mots clés facilitent la recherche d'une Activité, dans le haut de la fenêtre. Si votre équipe a quelques centaines d'activités, il peut être utile de voir seulement celles qui touchent les 'pommes' ou seulement celles qui se font en 'automne'.
La 'Couleur' est utilisée sur la Cédule pour différencier les Activités visuellement.
Les Participants sont ceux qui peuvent entrer du temps pour cette Activité sur leurs Feuilles de Temps. Par défaut, tous les usagers de votre équipe font partie de cette liste. Si vous désirez limiter le pouvoir des responsables d'un Type d'Activité donné, lisez la section suivante et consultez l'onglet 'Gestion du Temps'.
Cliquez sur le bouton 'Mémoriser' pour enregistrer la nouvelle Activité. Répétez ce processus pour toutes les autres Activités.
Voilà! Vos employés peuvent désormais remplir leurs Feuilles de Temps avec les Activités que vous avez choisies pour eux. Lorsqu'ils auront signé leur Feuille de Temps hebdomadaire, vous pourrez l'Approuver en ouvrant la fenêtre 'Feuille de Temps' et en sélectionnant leur code d'usager.
Plus de contrôle sur les Activités
La méthode décrite dans la section précédente fonctionne très bien si l'équipe est petite et que le ou les Administrateurs gèrent les Activités eux-mêmes. Toutefois, si l'équipe comporte quelques centaines de membres, la tâche de choisir les Participants à chaque Activité devient très longue et fastidieuse, sans compter le temps passé à approuver chaque Feuille de Temps.
Jusqu'à présent nous n'avons délégué aucune responsabilité aux usagers (autre que la responsabilité de remplir leurs Feuilles de Temps). Nous allons voir comment l'Administrateur peut alléger ses tâches en les déléguant.
Déléguer la Gestion des Activités
L'Administrateur peut déléguer cette tâche en autorisant un usager à Gérer les Activités dans le Profil de l'Usager. Notez qu'un usager ayant ce droit ne peut gérer que les Types d'Activités auxquelles il a le droit de participer.
Voici les droits accordés à Gilbert selon l'exemple que nous avons vu plus haut, dans l'onglet Gestion du Temps de la fenêtre 'Gestion des Usagers'
Et voici la fenêtre 'Gestion des Activités' de Gilbert:
Comme vous pouvez le constater, il n'a accès qu'aux deux Types d'Activités que l'Administrateur a choisi pour lui. Il ne peut pas non plus créer un nouveau Type d'Activité, mais il peut créer de nouvelles Activités en Gestion et en Administration.
Pour qu'un usager ait le droit de créer de nouveaux Types d'Activités, il doit avoir le droit de participer à tous les Types d'Activités déjà créés (en plus de pouvoir Gérer les Activités).
Déléguer l'approbation et l'autorisation des Feuilles de Temps
On peut choisir qui a le droit d'Approuver et qui peut Autoriser les Feuilles de Temps dans l'onglet Gestion du Temps de la fenêtre Gestion des Usagers. Il y a plusieurs manières de gérer les Feuilles de Temps:
Signature seulement: Les employés signent leur Feuille de Temps à la fin de la semaine, et les usagers autorisés à les voir s'assurent de temps à autres que le temps entré correspond au temps travaillé.
Approbation: Les employés signent leur Feuille de Temps, et les usagers qui ont le droit de les Approuver les vérifient chaque semaine.
Autorisation: Dans certaines grandes entreprise, l'Administrateur peut souhaiter que le supérieur d'un employé Approuve sa Feuille de Temps, et que le supérieur du supérieur l'Autorise.
Vous pouvez évidemment choisir ce qui vous convient, en autant que vous respectiez les règles suivantes:
Lorsqu'une Feuille de Temps a été signée, elle ne peut plus être modifiée
Une Feuille de Temps ne peut pas être Approuvée avant d'être Signée
Une Feuille de Temps ne peut pas être Autorisée avant d'être Approuvée
En général, ceux qui ont le droit de gérer une Activité ont aussi le pouvoir d'Approuver les Feuilles de Temps des employés qui y participent, mais vous pouvez choisir de configurer TeemWork autrement.
Dans l'exemple que nous avons étudié plut tôt, les responsables des Activités sont aussi ceux qui Approuvent les Feuilles de Temps des employés, et l'Administrateur, Jacques, est en charge de les Autoriser.
Entrée du temps pour un employé qui n'utilise pas TeemWork
Pour gérer le temps d'un employé qui n'utilise pas TeemWork, vous devez l'Ajouter à l'équipe, même s'il n'utilise jamais un ordinateur dans son travail de tous les jours. Ensuite, désignez un usager qui pourra entrer son temps à sa place.
Cet usager doit avoir le droit d'Approuver ses Feuilles de Temps (voir la Gestion du Temps) pour pouvoir entrer du Temps à son nom et signer les Feuilles, mais ce n'est pas nécessairement lui qui va les Approuver. Il en aura le droit, mais si vous lui interdisez verbalement de le faire, il ne pourra pas le faire 'anonymement' car TeemWork enregistre le nom de celui qui a Approuvé une Feuille de Temps.
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