Introduction à la Gestion du Temps

La Gestion du Temps permet aux équipes qui l'utilisent de compter le nombre d'heures de travail de chaque employé, sur chaque projet, efficacement. Elle permet aussi de compter le nombre d'heures de vacance, de formation, de congé-maladie et de surtemps.

Avec TeemWork, chaque employé participant à la Gestion du Temps doit entrer son temps de travail sur des Feuilles de Temps. Chaque heure de travail est associée à une Activité particulière.

Lorsque la semaine de l'employé est finie, il signe sa Feuille de Temps. Elle doit ensuite être approuvée par son supérieur (ou un autre individu responsable), ou retournée à l'employé pour qu'il puisse la réviser.

Les usagers autorisés peuvent créer autant d'Activités qu'ils désirent dans la fenêtre Gestion des Activités. Les Activités vont de simples tâches comme 'Nettoyer le plancher' à travailler sur un 'Projet pour Alcan'.

Les Activités sont divisées en Types d'Activités, comme 'Administration', 'Marketing' ou 'Entretien'. L'Administrateur détermine les Types d'Activités auxquelles chaque employé peut participer.

Toutefois, ce sont les usagers autorisés à Gérer les Activités qui choisissent précisément les Activités qu'un employé peut entrer sur sa Feuille de Temps, parmi les Types d'Activités autorisés par l'Administrateur.

TeemWork compte le nombre d'heures travaillées par chaque employé sur chaque Activité. Évidemment, il doit connaître le nom des personnes qui vont entrer leur temps, et les Activités auxquelles elles ont droit de participer.

Seuls les 'usagers' de votre équipe peuvent entrer leur temps (il est possible de contourner cette règle; voir la page de démarrage pour plus de détails). C'est l'Administrateur qui est responsable d'ajouter de nouveaux usagers à l'équipe.

L'Administrateur doit aussi déterminer les Types d'Activités auxquels chaque usager peut participer. Voir les Droits à la Gestion du Temps pour plus d'information.

Si votre équipe n'a jamais utilisé cette fonctionnalité de TeemWork auparavant, voici ce dont vous aurez besoin:

Voici un exemple de liste d'Activités possible, pour une petite entreprise en agriculture. Les responsables désignés pour chaque Type d'Activité sont soulignés.

Type d'Activité	Activités	Participants
Travail sur le terrain	- Récolte des pommes - Récolte du blé - Ensemencer	- Éric - Jacques - Robert - Jean
Gestion de la ferme	- Inventaire - Comptabilité - Achat d'équipement - Vente	- Nicole - Jacques - Gilbert - Annie - Marie
Entretien de l'équipement	- Tracteurs - Vérification mensuelle	- Jacques - George - Éric

Ce tableau illustre les choix que doivent faire l'Administrateur de l'équipe. L'Administrateur peut choisir de gérer toutes les Activités lui-même, mais il peut aussi désigner des responsables qui ont des pouvoirs plus limités.

Par exemple, George, qui est responsable de l'entretien de l'équipement, pourrait autoriser Éric à participer à l'Activité 'Tracteurs' mais non à l'Activité 'Vérification mensuelle'. Lorsque Éric remplira sa Feuille de Temps, l'Activité 'Vérification mensuelle' ne sera pas visible.

Lorsque vous aurez terminé votre propre liste d'Activités, vous serez prêts à configurer TeemWork.

Chaque jour, les usagers entrent le nombre d'heures qu'ils ont consacrées à chaque Activité pendant la journée.

Voici une Feuille de Temps pour la journée du 10 juin 2002, pour l'usager Éric Gagnon.

À la fin de la semaine, l'usager Éric signe sa Feuille de Temps pour que son supérieur (ou n'importe quel usager autorisé à le faire dans l'onglet Gestion du Temps) puisse l'Approuver.

Ce mécanisme permet de garder un historique détaillé du travail effectué par un usager, tout en permettant à ses supérieurs de vérifier chaque semaine si le temps entré correspond bien au temps travaillé.

Dans cet exemple, on voit que 22h30 de travail ont été consacrées au Type d'Activité 'Entretien' dans la semaine du 2002-06-10.

Même si vous utilisez la Gestion du Temps pour la première fois, TeemWork possèdent déjà en mémoire huit Activités qui remplissent des fonctions particulières. Elles font partie du Type 'Administration':

Vous devez permettre à vos usagers d'utiliser le Type d'Activité 'Administration' pour qu'ils puissent entrer du temps pour ces Activités (voir l'onglet 'Gestion du Temps').

Ces Activités ne sont pas traitées de la même manière que les Activités normales. Par exemple, TeemWork ne comptera pas les heures 'Absent sans solde' dans le sommaire des heures travaillées de la semaine.

La plupart des organisations ont besoin de compter le nombre d'heures de vacance, de maladie et de formation des employés, pour s'assurer qu'ils respectent ce qui est prévu. Le temps supplémentaire doit aussi être noté assidûment.

TeemWork facilite grandement ces tâches avec les Relevés. Un Relevé fonctionne à la manière d'un carnet de caisse populaire; au début de l'année, le responsable d'un usager 'dépose' un certain nombre d'heures de vacance dans son Relevé. Par la suite, chaque fois que l'usager entre l'Activité 'Vacances' sur sa Feuille de Temps, le nombre d'heures entré est automatiquement déduit.

Les Relevés de vacances, de congés-maladies, de formation et de surtemps sont accessibles par les Administrateurs et les usagers autorisés, ainsi que par l'employé lui-même (mais il ne peut pas le modifier). Cliquez ici pour en savoir plus.

La Cédule d'un employé est toutes les Activités qu'il devrait faire éventuellement. C'est l'équivalent des Feuilles de Temps, mais pour les journées et semaines à venir.

L'Agenda remplit deux fonctions. Premièrement, il permet à l'employé de planifier son temps lui-même (comme dans un Agenda papier), mais cette planification demeure personnelle. Personne d'autre n'y a accès.

Deuxièmement, l'Agenda permet aux usagers autorisés de planifier la Cédule des employés dont ils sont responsables.

Dans cette image, les entrées grises indiquent des éléments personnels de l'Agenda de Katherine Harris, tandis que les entrées bleues font partie de la Cédule que son responsable a faite pour elle.

La fenêtre 'Gestion des Cédules' permet à un usager responsable de voir rapidement et visuellement l'horaire des employés dont il a la charge.

Chaque rectangle de couleur indique une Activité planifiée pour un usager, et chaque couleur correspond à une Activité différente.

On peut voir le temps planifié par personne ou par Activité, et on peut comparer la Cédule au temps travaillé, pour savoir si elle a été respectée.

Par exemple, si vous deviez vous assurer qu'il y a toujours au moins un gardien de sécurité présent dans votre immeuble, vous pourriez facilement le voir avec la Cédule, en affichant le temps planifié 'par Activité'.