L'Accès aux Types de Contacts

Un 'contact' est un individu ou une organisation qui est important pour votre équipe. Les Contacts sont classés par 'Type de Contact' (par exemple: 'Clients', 'fournisseur', 'candidat'). TeemWork vous permet d'utiliser des douzaines de Types de Contacts différents. 

L'onglet 'Accès aux Types de Contacts' vous permet de déterminer le niveau d'accès de chaque usager, pour chaque Type de Contact.

Vous pouvez y accéder en cliquant sur le menu 'Gestion des Usagers'.

Ensuite, choisissez l'usager dont vous voulez configurer les droits en cliquant sur son nom dans la liste du haut de la fenêtre, et cliquez sur l'onglet 'Accès aux Types de Contacts'.

La fenêtre que vous verrez ressemblera à celle-ci:

Les différents Types de Contacts sont regroupés en Catégories, visibles dans la partie gauche de la fenêtre. Ici, la catégorie 'Standard' est sélectionnée. Ce sont les Types de Contact les plus habituels.

Cette catégorie comporte les Types de Contacts suivants:

• Client

• Fournisseur

• Employé

• Membres

• Consommateur

• Visiteur

• TeemMember

(TeemMember est un type de contact particulier qui contient tous les usagers de l'équipe. Cliquez ici pour plus d'information.)

Pour sélectionner une catégorie différente, cliquez sur son nom. Chaque catégorie comporte plusieurs Types de Contact.

L'Administrateur de l'équipe doit choisir les Types de Contact qui sont importants. Un Contact donné ne peut pas faire partie de deux types différents, alors il est préférable d'éviter d'utiliser des Types de Contact qui peuvent se recouper.

Par exemple, si vous utilisez les deux Types de Contact 'Entrepreneur' et 'Fournisseur', il faudrait établir clairement la distinction entre les deux, car la plupart des 'Fournisseurs' sont aussi des 'Entrepreneurs'. Sinon, vous courez le risque qu'un employé qui n'a accès qu'aux 'Fournisseurs' ait besoin de contacter un 'Entrepreneur' (ou vice-versa).

Il y a sept niveaux d'accès pour chaque type de contact:

• Peut Voir: L'usager peut voir toutes les informations sur ces contacts, sur sa Fiche et dans son Profil

• Peut Modifier: L'usager peut modifier les informations relatives à ces contacts

• Peut Ajouter: L'usager peut créer un nouveau contact de ce type.

• Voit Suivis: L'usager peut voir les suivis qui sont associés à ces contacts

• Voit Chèques: L'usager peut voir les chèques qui sont émis à ces contacts

• Voit Achats: L'usager peut voir tous les achats faits auprès de ces contacts

• Voit Factures: L'usager peut voir les factures envoyées à ces contacts

L'Administrateur peut choisir le type d'accès approprié pour chaque contact, et ce niveau d'accès peut être différent d'un usager à l'autre. 

Lorsqu'une modification est faite aux droits d'un usager, il s'en rendra compte lorsqu'il ouvrira la fenêtre 'Contacts'.

Les Types de Contact qu'il 'peut voir' seront visibles dans la liste 'Types de Contact'.

Si l'usager a le droit de modifier, d'ajouter, ou de faire des suivis sur les contacts de ce type, les boutons correspondants à ces actions seront visibles. Par exemple, voici la Fiche d'un Contact du Type 'Client' d'un usager qui a accès à toutes les fonctionnalités sur ce Type de Contact (toutes les cases de la rangée sont cochées).

Si la case 'Voit Suivis' n'avait pas été cochée pour le Type de Contact 'Client', le bouton 'Suivis pour ce contact' ne serait pas visible dans cette fenêtre.

À propos de la catégorie 'Documents'

La catégorie 'Documents' dans l'onglet 'Accès aux Types de Contacts' est particulière. Elle est utilisée dans la Gestion Documentaire, qui permet de partager des documents entre les membres de l'équipe.

Même si les documents enregistrés ne sont pas des individus ou des entreprises, ce sont quand même des Contacts pour TeemWork. Toutefois, les opérations permises sur un document ne sont pas les mêmes que pour un individu ou une entreprise. Voici une fiche Contact associée à un document:

Dans l'onglet Accès aux Types de Contacts, on peut choisir les droits de l'usager sur le type de document sélectionné: 

• Peut Voir: L'usager peut voir les informations sur la fiche du document, et il peut le télécharger pour consultation

• Peut Modifier: L'usager peut modifier le document téléchargé, et il peut renvoyer la version modifiée au serveur de la Base de Données Documentaires

• Peut Ajouter: L'usager peut créer un nouveau document (En fait, il ne crée que la fiche associée au document. Il faut cliquer sur "Envoyer ce fichier" pour que la fiche contiennent un document.)

• Voit Suivis: L'usager peut voir les suivis qui sont associés au document.

Comme pour les Contacts normaux, il peut évidemment y avoir plusieurs documents pour chaque Type de Contact de la catégorie 'Documents'.

Sujets connexes

Pour en savoir plus sur les Contacts en général, lisez l'Introduction aux Contacts.

Si le nom des Types de Contact ne convient pas à votre équipe, lisez la section 'Comment renommer un Type de Contact?'