TeemWork

Un sommaire pour l’Exécutif (in English)

 

 Cliquez ici pour télécharger une version Word de ce document

 

1 - Qu’est-ce que TeemWork?  liens utiles pour les usagers du MSSS ici

 

TeemWork est un logiciel de gestion d’entreprise.  Les utilisateurs de TeemWork partagent un réseau et une base de données commune en temps réel.

 

TeemWork est une combinaison intégrée de fonctionnalités qui conviennent aux besoins d'affaires d'une multiplicité d'entreprises. Les principales fonctionnalités de TeemWork sont:

 

 

Lorsque TeemWork est installé pour la première fois, il est configuré pour se relier à notre serveur TeemWork.Net via l'Internet. Vous pouvez utiliser TeemWork et notre serveur TeemWork.Net sans frais pendant que vous évaluez TeemWork. 

 

Si TeemWork vous plait, vous pourrez installer TeemWork MSDE sur votre appareil gratuitement. Vous pourrez ensuite utiliser TeemWork avec votre propre base de données SQL Serveur localisée sur votre ordinateur.

 

Vous pouvez utiliser TeemWork MSDE tout à fait gratuitement en mode simple-usager avec votre propre base de données sur votre ordinateur pour aussi longtemps que vous le désirez.

 

Nous espérons que TeemWork MSDE vous plaira et que vous jugerez à propos de commander et d'activer son mode multi-usagers. Vous pourrez alors partager TeemWork et votre base de données avec d'autres qui travaillent avec vous. 

 

TeemWork est facile à comprendre et agréable à utiliser, en plus, TeemWork vous aidera vraiment à faire plus avec moins d'efforts.

 

2 - La Gestion des Usagers. (détails ...)

 

Un usager doit toujours faire un 'LOGIN' au début de chaque session de travail. C’est lors de ce 'LOGIN' que TeemWork vérifie s’il s’agit d’un usager autorisé et si cet usager possède le droit d'accès à TeemWork à partir du poste de travail qu’il utilise.

 

TeemWork associe des droits à chacun de ses usagers. Suite à un 'LOGIN', TeemWork se configure automatiquement en fonction des droits de l’usager qui vient de se connecter.

 

 

Au moins un usager a un droit d’Administrateur TeemWork. Un Administrateur peut ajouter et enlever des usagers. Il peut aussi  donner ou enlever des droits. Un Administrateur peut déléguer la totalité ou une partie de ses droits à d’autres usagers.

 

La fenêtre utilisée pour faire la Gestion des Usagers est présentée ci-haut.  Son accès est réservé aux Administrateurs TeemWork. En plus des droits montrés, un Administrateur peut déterminer pour chaque usager :

 

·         Les appareils qu’il peut utiliser pour se connecter à TeemWork.

·         Les fonctions comptables qui lui sont accessibles.

·         Ses paramètres de Gestion du Temps.

·         Les répertoires des Bases de Données Documentaires qu’il peut visionner.

·         Les Types de Contact auxquels il a accès.

 

3 - Les Types de Contact.

(Cliquez ici pour télécharger un document word sur la gestion des contacts) 

 

Les contacts, ce sont les individus et les entreprises qui vous importent.  Ces contacts sont subdivisés en Types de Contact.  Comme par exemple, des clients, des fournisseurs, des employés et des candidats sont des Types de Contact.

 

Dans TeemWork, il y a une fiche contact (voir l’illustration) pour chacun des contacts. 

 

 

L’ensemble des ces fiches constitue une liste de contacts. Cette liste est subdivisée en catégories ou Types de Contact. L’Administrateur peut spécifier les mots que vous voulez utiliser pour nommer vos Types de Contact.

 

Ainsi,  une entreprise ayant seulement 3 clients pourrait utiliser Avantis, Rona et SAQ pour nommer ses Types de Contact. 

 

Vous pouvez utiliser des dizaines de Types de Contact différents. L’Administrateur détermine qui peut voir quoi et qui peut changer quoi.

 

Plus précisément, pour chaque usager, l’Administrateur spécifie les Types de Contact qu’il peut voir, modifier et ajouter.  Ce mécanisme de contrôle des accès est aussi utilisé pour contrôler l’accès aux données chèques, factures, commandes et suivis.

 

Ainsi, on peut spécifier qu’un utilisateur peut voir les informations de Type Client ainsi que la liste des factures émises par client, mais qu’il ne peut rien changer.

 

Un autre utilisateur pourrait avoir uniquement le droit de voir et de modifier des données de Type Fournisseur.  Si on le veut, on peut spécifier que cet utilisateur ne pourra pas ajouter de Fournisseurs, mais qu’il pourra voir les chèques qui leurs auront été émis.

 

4 - Le Profil d’un Contact.

 

Comme on l’a vu précédemment, il y a une fiche contact pour chacun des contacts. Chaque fiche contact contient des informations de base pour chacun des contacts, tels son nom, adresse et numéro de téléphone ainsi que tout son historique comptable.

 

On peut associer des informations complémentaires à un contact.  On enregistre ces informations dans le Profil du contact. Ces informations complémentaires sont subdivisées en catégories.  La fenêtre Profil est illustrée ci-bas. 

 

 

On remarque que la catégorie Équipements a été choisie. Dans cet exemple, on voit la liste des équipements et logiciels utilisés par le contact choisi.

 

Il y a plusieurs catégories. On remarque que plusieurs concernent  la gestion des ressources humaines. On observe également  l’espace réservé pour l’expansion future.

 

5 - Les Suivis.

 

Un Suivi est un rappel d'une tâche à accomplir. Ce travail peut être  effectué maintenant ou ultérieurement. Il peut être à faire par soi-même ou par quelqu’un d’autre.

 

Ainsi, on pourrait entrer un Suivi pour demander au comptable de vérifier mercredi prochain si le paiement de Monsieur X a été reçu. On pourrait aussi utiliser un suivi pour noter qu’on a reçu un appel de détresse d’un client puis référer ce suivi à celui qui a la responsabilité de trouver une solution au problème du client.

 

 

Un suivi peut être associé à un contact.

 

On peut afficher la liste des suivis qu’on a pour un contact particulier (tel qu'illustré ci-haut) ou la liste complète de tous nos suivis.

 

Par exemple,  lorsqu’on parle à Julie Couture au téléphone, on peut facilement voir la liste des suivis, en cours ou antérieurs, la concernant.

 

Lorsqu’on a choisi le suivi qui nous intéresse, on clique sur sa ligne pour pouvoir entrer un nouveau rappel et pour voir le détail des rappels passés.

 

L’illustration qui suit montre ce que l'on voit lorsqu'on clique sur la première ligne du tableau.

 

 

La portion illustrée avec un fond blanc (à droite) sert à entrer un nouveau rappel.

 

Lorsqu’on entre un nouveau rappel, on peut spécifier à qui le rappel est référé, quelle est la date du rappel, un code et un texte décrivant ce qui a été fait et/ou ce qu’il y a à faire.

 

La portion à fond gris permet de voir le détail des rappels passés. On voit qui a placé chaque rappel et quand ce fut fait.

 

Le menu déroulant présenté à droite permet de retracer jusqu’au tout premier rappel.

 

Lorsqu’on entre un nouveau rappel, si le suivi est associé à un contact, on peut choisir d’envoyer un courriel au contact pour l’informer  qu'il y a du nouveau à propos de son suivi.

 

Un usager TeemWork peut aussi demander que TeemWork lui envoie une copie par courriel de tous les suivis qu’il reçoit et qui demandent une attention immédiate. L’adresse de courriel qu’il fournit pourrait être celle de son téléphone cellulaire.

 

6 - La Gestion du Temps. 

(Cliquez ici pour télécharger un document word sur le processus complet de gestion du temps)

 

Lorsqu’on utilise la Gestion du Temps:

 

·         On demande à l’Administrateur d’entrer un usager TeemWork pour chaque personne qui fera l’objet d’une gestion du temps. On le fait, même s’il est prévu que la personne n’utilisera pas TeemWork et que quelqu’un d’autre entrera son temps à sa place.

 

·         On demande à l’Administrateur (il peut déléguer ce pouvoir) d’entrer toutes les Activités de l’entreprise. Il utilise la fenêtre Gestion des Activités pour le faire. Il spécifie qui peut entrer du temps pour chacune de ces Activités. Si l’Activité peut engendrer des frais à rembourser, il spécifie le poste GL à affecter pour ces frais.

 

Les usagers autorisés peuvent préparer une cédule de travail. Ils spécifient quelle Activité devrait être faite , par qui et à quel moment. Ils font ce travail à l’aide de la fenêtre Gestion des Cédules. 

 

 

Ils peuvent détecter les conflits d’agenda et vérifier qu’il y a toujours quelqu’un à chaque poste durant les heures d’ouverture. 

 

L’emploi d’une cédule de travail est optionnel. On peut entrer son temps même si on n’utilise pas la fonctionnalité Cédule de Travail de TeemWork. Par contre, lorsqu’on l’utilise, on peut comparer le  temps travaillé à la cédule qui avait été prévue.

 

 

Chaque usager TeemWork entre son temps à l’aide de la fenêtre Feuilles de Temps. Il peut voir sa cédule de travail s’il en a une. Il peut entrer son temps où qu’il soit et quand il le veut. Quelqu’un d’autre peut être autorisé à entrer sa Feuille de Temps à sa place.

 

 

Dans TeemWork, une Feuille de Temps peut être à la fois un Rapport d’Activités et/ou un Relevé de Frais encourus à Rembourser (ie. un compte de dépenses).  On peut donc entrer du temps et des frais, ou l'un ou l'autre.

 

 

À la fin de la semaine de travail, chaque usager vérifie sa feuille de temps et la signe en cliquant sur un bouton.

 

TeemWork note alors la date et l’heure ainsi que l’identité de l’ordinateur utilisé pour signer la feuille de temps. Puis TeemWork " congèle"  la feuille de temps. Elle devient alors uniquement disponible en consultation.

 

L’onglet Gestion du Temps de la fenêtre Gestion des Usagers  (voir page 1) permet de spécifier les paramètres de Gestion du Temps des usagers. On peut y préciser qui peut voir et qui peut approuver les feuilles de temps de chaque usager.

 

Les usagers qui ont ce droit, examinent les feuilles signées de ceux dont ils sont responsables. Ils peuvent approuver une feuille de temps ou demander une révision.

 

·         Ils ont le droit d' examiner le détail d’une feuille de temps avant de l’approuver. Ils peuvent aussi approuver des feuilles de temps en lot, en spécifiant des exceptions, si désiré.

 

·         Ils peuvent demander qu’une feuille de temps soit révisée.  La feuille de temps devient alors "décongelée" et sans signature. L’employé pourra ainsi  la modifier et la signer de nouveau.  La feuille de temps ainsi révisée et signée pourra  ensuite être approuvée .

 

D’autres paramètres de Gestion du Temps permettent de spécifier pour chaque usager si TeemWork doit prévoir le remboursement de ses frais encourus au travail.  Si oui, un chèque est généré au besoin lorsque ses feuilles de temps sont approuvées. 

 

6.1 - Chaque minute compte.

 

Chaque minute entrée sur une feuille de temps est associée à une Activité et à un usager TeemWork. On peut associer des taux et des postes GL aux Activités et aux usagers. 

 

TeemWork accumule toutes les données pertinentes pour voir ou imprimer l’information sous différentes formes, comme des totaux par Activité, par Type d’Activité , par client, pour une période choisie, pour un usager ou pour tous les usagers.

 

On peut associer des clients à des Activités et des factures à du temps travaillé. On peut alors facilement voir le travail effectué mais qui n'est pas encore facturé.

 

6.2 - Les vacances, le temps en maladie, la formation et le surtemps.

 

TeemWork inclut une gestion poussée du temps consacré aux vacances, à la maladie et à la formation. Il fait également une gestion détaillée du surtemps et du surtemps repris. 

 

Le tout est présenté sous forme de carnets. Un carnet, c’est comme un livret de caisse populaire dans lequel les dépôts et les retraits sont faits en heures au lieu d’en dollars.

Ainsi, un carnet de vacances montre le solde de jours de vacances qui reste. Il montre aussi quand on a pris des vacances et quand des jours de vacances ont été déposés dans notre compte par l’employeur. Il en est de même pour la maladie et la formation.

 

Certains employeurs ne payent pas pour le surtemps, ils le remboursent en jours de congé payé. Dans TeemWork, on appelle ce temps du surtemps repris. TeemWork fait la gestion du surtemps et du surtemps repris. Il peut afficher le carnet de surtemps de quelqu’un en tout temps. On peut alors voir le solde de temps à reprendre et comment on en est arrivé là.

 

6.3 - Les interfaces avec les autres logiciels.

 

Les informations capturées par TeemWork sont précieuses. Il serait avantageux de pouvoir utiliser d’autres logiciels pour pouvoir analyser et traiter ces données. C’est pourquoi on peut exporter les données TeemWork en une multiplicité de formats dont Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Project et le logiciel de paye de Céridian.

 

7 – La Gestion Documentaire. (détails ...)

(Cliquez ici pour télécharger un document word sur la gestion documentaire)

 

La Gestion Documentaire permet de regrouper les documents et fichiers de n’importe quel format sur une base de données documentaire (BDD).  La base de données documentaire est  un répertoire (avec ses sous-répertoires)  localisé sur un serveur Web.  Ces répertoires contiennent des documents compressés (et cryptés en option).  TeemWork gère l’envoi et la réception et vous permet de gérer les droits d’accès par usager.

 

Dans TeemWork, une  fiche descriptive est associée à un document pour en permettre sa gestion. Les fiches peuvent être regroupées dans 7 différentes listes.

 

Vos administrateurs peuvent donner des droits différents à chaque usager pour Voir, Modifier ou Ajouter des documents, et ce pour chaque liste de documents.

 

La fiche descriptive permet de décrire le document selon différents champs de saisie optionnels. Vous pouvez par exemple associer le document à un de vos contacts ou  à un projet. Les usagers qui en ont les droits peuvent ajouter ou mettre à jour un nouveau document en quelques secondes.

 

Différents outils permettent une bonne gestion des documents tels que: recherche de documents par mots clés, tri des listes de documents selon critères, gestion des versions de documents, rapports instantanés, gestion des suivis, etc.

 

La gestion des versions vous permet de voir en tout temps les documents tels qu'ils étaient avant chaque mise à jour sur la BDD. Vous pouvez aussi voir quand et qui  a consulté et modifié chaque version d'un document.

 

TeemWork compresse les documents avant leurs envois sur la BDD et les décompresse  au retour. De plus, TeemWork peut crypter les documents sur la BDD si besoin est.

 

Avec la gestion documentaire de TeemWork, vos usagers ont accès à tous les documents auxquels ils ont droit, et ce, de partout et en tout temps.

 

8 – La Comptabilité

 

Cliquez ici pour en savoir plus au sujet de la comptabilité avec TeemWork.