Qu'est-ce qu'un Suivi?

Un Suivi est un rappel d'une tâche à accomplir. Ce travail peut être à effectuer maintenant ou plus tard, par soi-même ou par quelqu'un d'autre.

Lorsque vous écrivez un Suivi, il possède un titre (le Sujet du Suivi) et une ou plusieurs lignes de texte.

On ne peut pas modifier un message qui a déjà été écrit dans un Suivi, mais on peut écrire d'autres messages, qui font suite au premier. Ce sont des Rappels.

On peut associer un Suivi à un Contact particulier, et voir les Suivis antérieurs écrits à son sujet. Les Administrateurs peuvent contrôler l'accès aux Suivis des Contacts dans l'Accès aux Types de Contacts.

Si vous écrivez un Suivi qui n'est pas associé à un Contact, il n'apparaîtra que dans votre liste de Suivis. Il est toutefois possible de Référer le Suivi à quelqu'un d'autre, pour qu'il apparaisse aussi dans sa liste. Il peut alors écrire lui aussi des Rappels dans le Suivi, et le référer à quelqu'un d'autre.

Ce mécanisme est utile lorsque vous voulez demandez à quelqu'un d'autre dans l'équipe de faire une tâche pour vous.

Par exemple, prenons une situation simple: vous devez remplir la machine distributrice dans le hall d'entrée avant vendredi. Vous écrivez un Suivi 'à suivre vendredi'. 

Mercredi, vous avez du temps libre et décidez d'aller la remplir, mais vous découvrez qu'elle est brisée. Vous écrivez donc un rappel 'La machine est brisée' dans le Suivi, et vous le référez au technicien. 

Lorsqu'il ouvrira ses Suivis, il aura accès à tout l'"historique" du Suivi, c'est-à-dire qu'il verra votre premier message et il saura que vous devez l'avoir remplie avant vendredi.

Une fois qu'il l'aura réparée, il n'aura qu'à écrire un rappel 'Je l'ai réparée'.

Par la suite, vous pourrez remplir la machine distributrice et 'terminer' le Suivi, pour qu'il n'apparaisse plus sur votre liste de tâches à accomplir.

Bref, les Suivis servent aussi de moyen de communication entre les membres de l'équipe.

Pour savoir comment écrire un Suivi, des Rappels et terminer un Suivi, lisez maintenant la page 'Création d'un Suivi Simple'.

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