Associer un Suivi à un Contact 

Les Contacts sont toutes les personnes et organisations importantes pour votre équipe. Lorsque vous créez un Suivi, vous avez la possibilité de l'associer au 'dossier' du Contact. De cette manière, tous ceux qui auront affaire avec ce Contact pourront voir l'historique de la relation. Ils sauront si le Contact est un client difficile, ou si c'est un candidat qui a appelé cinq fois dans le même mois pour avoir une entrevue.

Même si vous avez accès à un Contact, vous n'avez pas nécessairement le droit de voir et d'écrire des Suivis à son sujet. Votre Administrateur doit vous y autoriser dans l'onglet 'Accès aux Types de Contacts' de la Gestion des Usagers.

Il est préférable d'avoir lu l'Introduction aux Suivis et la page 'Création d'un Suivi simple' pour se familiariser avec les Suivis avant d'aborder cette page.

La liste des Suivis associés à un Contact

Dans cette page nous allons utiliser un exemple simple: vous faites partie du support technique de votre équipe, et un client furieux vous appelle parce que le logiciel XYZ cause des problèmes avec son imprimante.

Chaque fois que vous faites affaire avec quelqu'un, la première chose à faire est d'ouvrir sa Fiche Contact à partir de la Liste des Contacts. Ensuite, cliquez sur le bouton 'Suivis pour ce Contact'.

La Liste des Suivis qui apparaîtra contiendra uniquement les Suivis associés au Contact. Si votre client furieux avait appelé hier et avait 'oublié' de vous dire qu'il avait déjà parlé à un autre technicien, le Suivi que ce technicien aurait créé serait immédiatement visible, et vous pourriez cliquer dessus pour voir ce qui a déjà été fait.

Mais supposons que ce n'est pas le cas. Quand on fait affaire avec un client, il est généralement bon de se familiariser avec son historique. Pour ce faire, il faut cocher la case

On voit que M. Lortie a déjà eu des problèmes avec le logiciel. On pourrait cliquer sur la ligne 'Problème avec Windows 95' pour avoir plus de détails.

Maintenant, créons un Suivi à son sujet, en cliquant sur le bouton 'Ajouter un Sujet de Suivi'.

Le Suivi ressemble beaucoup à un Suivi qui n'est pas associé à un Contact. La seule différence est que le titre a changé, et qu'il y a un bouton 'Contact' qui ouvre la Fiche Contact du client. Comme pour un Suivi simple, on peut entrer un message, un sujet, un code descriptif et une date 'à suivre le'.

Lorsque ces informations sont entrées, cliquez sur le bouton 'Référer' pour enregistrer le Suivi.

Le Sujet de Suivi sera désormais visible dans votre liste de Suivis, et dans la liste des Suivis associés à ce Contact.

Comme pour un Suivi normal, vous pouvez écrire des Rappels, et terminer le Suivi lorsque vous aurez réglé le problème.

Sujets Connexes

Voir aussi 'Référer un Suivi' et 'Conseils d'utilisation sur les Suivis'.

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