Création d'un Suivi simple
Dans cette page, nous allons voir comment créer un nouveau Suivi, écrire un Rappel et terminer le Suivi.
L'exemple que nous allons utiliser est simple: la photocopieuse du bureau est défectueuse et vous devez la réparer avant jeudi. Vous décidez donc de créer un Suivi pour ne pas oublier.
La Liste des Suivis est automatiquement ouverte lorsque vous entrez dans TeemWork. On peut aussi y accéder à partir du menu Administration:
Pour créer un nouveau Suivi, cliquez simplement sur le bouton 'Ajouter un Sujet de Suivi':
Vous devez ensuite lui donner un Sujet (Photocopieuse brisée), une date (jeudi) et une description:
Le texte en vert forêt est ce que nous avons écrit pour l'exemple. Lorsque vous créez un Suivi, la date 'à suivre le' est celle d'aujourd'hui, par défaut. Si vous ne voulez pas que le Suivi soit 'urgent', donnez-lui une date ultérieure.
Le nom de la personne 'référé à' est, par défaut, le nom de la personne qui a créé le Suivi, mais on pourrait le changer pour référer le Suivi à quelqu'un d'autre dans l'équipe. Lorsque vous avez entré ces informations, cliquez sur le bouton 'Référer' (même si vous ne 'référez' pas le Suivi à quelqu'un d'autre).
Voilà! Votre Suivi est créé. Vous pouvez retourner à la liste des Suivis en cliquant sur le bouton 'Montrer mes Suivis'.
Maintenant, supposons que vous avez examiné la photocopieuse, et vous avez déterminé qu'une pièce est défectueuse. Vous appelez un magasin d'électronique, qui vous assure qu'ils auront la pièce mercredi matin. Pour prendre note de cette information, vous pourriez créer un nouveau Suivi, mais ce n'est pas le meilleur moyen. Il est beaucoup plus simple d'écrire un Rappel pour le Suivi existant.
Un Rappel est simplement la suite du Suivi initial. Vous pouvez écrire autant de Rappels que vous voulez; TeemWork les gardera tous en mémoire, et vous pourrez les consulter.
Pour écrire un Rappel, allez dans votre Liste de Suivis, et cliquez sur le Suivi pour lequel vous voulez écrire le Rappel (dans ce cas: 'Photocopieuse brisée').
Les Suivis les plus urgents sont placés en haut de la liste. Ceux dont la date est en rouge sont des Suivis dont la date est déjà passée.
Lorsque vous cliquez sur un Sujet de Suivi, TeemWork affiche l'historique de tous les Rappels qui ont été écrits pour ce Sujet, en commençant par le plus récent. Vous pouvez ainsi vous rafraîchir la mémoire, ou prendre connaissance du Suivi pour la première fois s'il vous a été référé par quelqu'un d'autre.
Dans notre exemple, l'historique ne comporte qu'un seul message 'Problème avec l'alimentation en papier.'
Encore une fois, nous avons changé la date, qui était celle d'aujourd'hui par défaut. Notez que nous avons écrit la date de mercredi, qui est plus tôt que la date du Suivi initial, car c'est ce jour-là que le magasin recevra la nouvelle pièce.
Nous avons aussi choisi d'entrer un code 'OK'. Le code peut être n'importe quoi, mais dans ce cas, nous avons choisi 'OK' pour indiquer que le problème est presque réglé.
Lorsque mercredi arrivera, la date du Suivi deviendra rouge dans la liste, et nous pourrons aller chercher le nouveau chargeur.
Pour enregistrer le Rappel, cliquez sur 'Référer'. Vous pouvez retourner à la liste des Suivis en cliquant sur le bouton 'Montrer mes Suivis'.
Lorsque le problème est réglé, ou que la tâche décrite dans le Suivi a été complétée, il faut 'terminer' le Suivi pour qu'il n'encombre pas inutilement la Liste des Suivis.
Ce
n'est pas très difficile à faire: il faut écrire un dernier Rappel, qui clôt
le sujet, enlever le crochet de la case
,
et cliquer sur le bouton 'Référer'.
Sujets Connexes
Lorsque vous êtes confortable avec les Suivis, lisez les deux pages qui suivent:
Retour à la Table des Matières.